关键词：管理学 高校 图书资料 有效管理
高校外语专业图书资料室是开展外语教学与科研工作的重要辅助机构。特别是专业图书资料室，不仅可以作为外语教师教学、外语专业学生加强专业知识储备的补充，也可以为学术科研工作提供强大的学术资源支持。随着高校的扩张，学外语的学生人数的增多，国家对高校教学科研的进一步重视，到外语图书资料室借阅的人越来越多。如何对外语图书资料进行有效管理，成为高校外语图书资料室管理员实际工作中一个需要不断思考和改进的问题。
1 高校外语图书资料管理的作用
外语专业图书资料对于外语教学和科研的支持来自于外语专业图书资料本身的使用价值。外语图书资料保存得越完整，其使用起来越方便，就越能为教学和科研提供更多的便利。然而，不论是哪个学科的图书资料，只要使用都会有磨损。如果能够对外语专业图书资料进行有效管理，保证图书资料的完整性和使用便利。那么对教学和科研是一种无形的学术资源支持。
图书资料磨损的原因总的可以分为两大方面：自然原因和人为原因。自然原因通常是说随着年份的增加，图书自然的损耗。这种磨损很难通过人为管理解决，只能依靠相关科学技术的进一步发展来减轻。人为原因造成的图书资料的磨损，主要是借阅者或者管理者在使用或存放过程中过失或故意而导致的损坏。与自然原因造成的磨损不同，这种人为因素对图书资料造成的破坏是可以通过改善图书资料管理降到最低的。
如果能够对图书资料进行有效的管理，不仅可以极大地延长图书资料的使用寿命，也可以最大限度地发挥图书资料的使用价值，更好地为教学科研服务。同时，从环保的角度看，延长图书资料的使用寿命，可以降低循环购买成本达到节约自然资源保护环境的效果。所以，如何对图书资料进行有效管理并最大限度地降低人为因素对它的损害，是一直以来高校图书资料管理工作中要解决的一个重要问题。
2 管理学理论与外语专业的图书资料管理
2.1管理学中的“破窗理论”
从管理学的角度来看，外语专业的图书资料管理也是管理的一个分支，针对不同的管理问题，多年来学者们进行研究，提出了各种各样的管理理论。其中，有的经典理论可以运用到外语专业的图书资料管理工作中，为实际工作提供参考和指导。“破窗理论”就是其中之一。
“一个房子如果窗户破了，没有人去修补，其他的窗户也会莫名其妙地被人打破；一面墙，如果出现一些涂鸦没有被清洗掉，很快的，墙上就布满了乱七八糟、不堪入目的东西；一个很干净的地方，人们不好意思丢垃圾，但是一旦地上有垃圾出现之后，人就会毫不犹豫地抛，丝毫不觉得羞愧。”
政治学家威尔逊和犯罪学家凯琳在美国斯坦福大学心理学家多年前进行的一项试验基础上提出了一个“破窗理论”。该理论认为：如果有人打坏了一个建筑物的窗户玻璃，而这扇窗户又得不到及时的维修，别人就可能受到某些暗示性的纵容去打烂更多的窗户玻璃，久而久之，这些破窗户就给人造成一种无序的感觉，结果在这种公众麻木不仁的氛围中，犯罪就会滋生、猖獗。
一般来讲，“破窗理论”强调的是人类行为在心理学意义上的从众性和暗示性。它包含了两个方面的内容。一方面，人的行为均具有强烈的暗示性和诱导性，尤其是那些没有得到及时制止的不良行为，会对人的心理和行为造成影响，严重时可导致他人不加思索地接受某种思想或行为；另一方面，环境会对人的行为产生较大的影响。较差的环境和“破窗”一样会对人的行为产生不良影响。
从心理学的角度来看，“破窗”主要助长人们产生三种心理：“颓丧心理”，“继续破坏心理”，和“投机心理”。第一种“颓丧心理”，是讲人们对于公共产品的一种普遍心理，即只要是公共性的物品，不是自己的东西，不管其状况如何，不会主动给予关注。第二种“继续破坏心理”，是指人们对那些已经破损的东西会产生一种破罐子破摔的想法，不会主动维护，反而使状况更加糟糕。第三种“投机心理”，指看到别人有机可乘或者占到“便宜”的时候，自己也会去投机占便宜。
不可否认，这些都会对社会产生严重的不良影响。也由此看出环境对人的影响远远超出了人们普遍的想象。这也提醒人们，环境具有强烈的暗示性和诱导性。越是好的环境，就越能得到人们的保护和珍爱，而越是破旧衰败的环境越容易遭到人们更加严重的破坏。所以，重视并注意及时修好第一个被打破了“玻璃的窗户”，具有十分重要的意义。这也是“破窗理论”的本意及价值之所在。
“破窗理论”所带给管理者的启示是要及时有效地对管理对象的完好进行维护与修补。之所以强调“及时”，是因为及时地恢复管理对象的完好，可以避免被管理者和管理者及其他人由于心理暗示而对管理对象进行进一步破坏。
2.2“破窗理论”与外语专业图书资料管理的关系
任何事物一旦被破坏过，无论如何都会留下被破坏过的痕迹。被破坏的管理对象恢复得越好，在后来的环境中被故意或有意破坏的可能性就会越低，管理的目的就越容易实现。在图书资料管理的过程中，管理对象、图书资料、在借阅和存放过程中，同样面临着“破窗理论”所提到的问题。
首先，从高校外语资料室的外语专业图书资料本身看，外语图书资料属于公共产品或准公共产品，由于不是自己的私有财产，使用者使用时不会非常用心的爱护。而且，当外语图书资料向教师和学生开放时，管理人员相对于众多的借阅者而言是非常少的。这样导致在实际工作中，管理者不可能真正地对每一本图书资料进行实时的监督和管理。在此种情形下，外语图书资料处于一种被借阅者随意处置的境地。
其次，外语专业图书资料的使用得不到完全的监管导致其受破坏的可能性极大增加。不管是故意还是过失，对图书资料的人为破坏在客观上都会降低图书资料的使用价值。如果有外界的监督和管理，这两种人为破坏发生的几率会有所降低。然而，由于现实的局限性，工作人员有限，外语图书资料管理员不可能对每一件外语图书资料的使用进行全程的监督和管理。外语图书资料能否得到较好的使用和保护，很大程度上取决于借阅者个人的素质和行为。因此，在无人监督和管理或者监督和管理相对减弱的情形下，外语图书资料被破坏的可能性大大增加。
再次，在现实生活中，与“破窗理论”是相吻合的。外语专业图书资料的破损程度和速度呈现“越破，破得越快”的情形。当一本外语图书资料非常完好时，借阅者会小心地使用，这时图书资料的折旧速度很慢，使用时间相对长一些。而一旦图书资料出现被破坏的痕迹，短时间内它将进一步受到更严重的损坏。越往后，破坏的程度越严重，使用的时间大大缩短，直至不能使用。而且破损的外语图书资料对于使用者来说也会有不良的暗示作用，让使用者不爱惜图书资料。
综上所述，“破窗理论”不仅可以介入图书管理，而且应该介入外语图书管理，这不仅是外语专业图书资料有效管理方面的要求，同时也是顺应科学发展观，在当前社会资源紧缺状况下节约自然资源的必然要求。
2.3“破窗理论”对外语专业图书管理的启示
根据“破窗理论”，将其应用到实际的外语专业图书资料管理中，对外语图书资料管理员的要求就是就是要对外语专业图书资料进行及时的检查、修补，以保持图书资料的完整和阅览环境的良好整洁，这样，就能避免因“破窗”心理而导致破坏性行为进一步发生。所以作为直接负责外语专业图书资料借阅和存放的管理者，必须以高度的责任心认真对归还和即将存放的外语类图书资料进行检查。以便及时发现外语图书资料是否有破损的情况。
随着现代化技术的进一步发展，先进的电子技术被广泛应用到图书资料管理中，使得原有图书管理工作模式发生了极大的变化，尤其是在出借和归还图书资料时，往往只需工作人员扫描条码即宣告出借或者归还工作结束。但是，在高校的外语专业的图书资料室里，由于教师学生的需求量大，出借和归还资料比较频繁，工作人员相对较少，先进的电子技术没有被广泛应用到教学院系的专业图书资料管理中。所以导致工作人员在借出或归还的这两个关键工作环节中，往往忽视了对图书资料破损情况的检查，导致了“破书”破损的几率变大。因此，在外语图书资料管理的实际工作中应用“破窗理论”，还要求在外语图书资料出借和归还环节中工作人员认真检查图书资料，只有这样，才能及时发现图书资料是否有新破损的情况。这种及时的检查不仅可以对不良借阅者进行相应的惩罚或者可以要求造成破损的行为人进行相应的赔偿，同时也能够及时发现图书资料新的破损，并在第一时间采取必要的修补措施。“及时、有效”地对外语图书资料进行修补，就是避免“破窗理论”的暗示心理和从众心理导致破坏性行为的进一步发生，从而保证外语图书资料的安全和有效使用。
3 结语
最后需要说明的是，把“破窗理论”这样的管理理论应用到外语专业图书资料管理工作中，并不必然地意味着外语专业图书管理工作就此一劳永逸。外语专业图书资料的使用寿命也能够最大限度地被延长，进而达到最优实现外语图书资料的使用价值这一目标。实际上，在具体的管理工作中，任何单一的管理理论和管理方法都不能完全解决现实中存在的问题。“破窗理论”在外语专业图书资料管理中也是如此。因而，在运用“破窗理论”的同时，也要积极探究其他合理的管理方法。比较妥当的做法是从实际出发，按照管理理论的要求，因地制宜，根据外语专业资料室图书资料的具体情况。采用多种管理方法相结合的方法，以外语图书资料的使用价值最大化为目标，达到社会资源的有效有效配置。
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