在现代化办公过程中，常常需要对相应的办公文件信息进行必要的安全保护，如果使用比较专业的安全保护措施，对于大部分的办公人员难以掌握，本文将从日常的现代化办公工作入手，探讨适用于普通办公人员对办公信息的安全保护策略，使办公信息安全保护在现代化办公工作中成为一种简单易行的工作过程。
在日常生活中，经常会使用不同种类的办公文件，而根据办公文件的性质不同又分为普通级和保密级。对于普通级的文件，其安全系数基本上可以忽略不计，但对于保密级的文件，如何对文件进行必要的加密便成为日常办公过程中需要考虑和实施的问题。
在对办公文件的安全保护措施中，不乏有许许多多的方法策略，有专家级别的，有普通级别的，有专属级别的，也有适合大众级别的，……。为了针对大多数普通的用户，让安全保护策略更适合普通办公人员，我们将探讨日常办公文件的安全保护。对日常办公文件的安全保护主要是对办公文件的伪装及其加密。接下来就对具体的实施方案进行一一讲解。
一、“障眼法”
所谓的“障眼法”，包含两方面的含义，一是让文件的内容得以隐藏，二是让整个文件得以隐藏。
首先探讨“文件内容隐藏”的情况。众所周知，要看见白纸上的字，那是因为字的颜色和纸的颜色形成了对比，如果字的颜色和纸的颜色被设置为一种颜色，就可以暂时隐藏文件中的内容了。比如，在word软件中编写了相关的内容，在编写完毕后，将所编写的内容的颜色设置为纸张的颜色，并将语法错误检测、段落标记显示等功能去除，并将光标至于纸张的第一行第一列，然后保存文件。再次打开文件的时候，如果不太留意，则会误认为这是一份空白文档，以达到隐藏的效果，其实施的效果如图1所示。该方法不足之处在与，虽然隐藏了文字信息，但是对于有经验的操作人员来说，可以通过文件的大小来辨别是否包含有文字信息。
其次探讨“整个文件隐藏”的情况。由于在计算机中的办公文件都根据操作系统的不同存放在指定的逻辑磁盘的存储空间里。因此可以借助操作系统的某些功能，将办公文件进行相应的隐藏。比如，在windows XP操作系统中，可以将办公文件的属性设置为“隐藏”，然后通过“我的电脑”中的“工具”菜单，将其中的“选项”卡中的“不显示隐藏文件”的选项选中，即可将办公文件隐藏起来，如果需要查看该文件，则可在“选项”卡选中“显示隐藏文件”的选项，即可恢复办公文件的隐藏，其实施效果如图2所示。
二、“自加密法”
在计算机领域中，有成千上万种不同的软件，而其中的大部分软件都出于安全角度，提供了或多或少的加密方法，这里通称为“自加密法”。通过“自加密法”，可以使通过某种软件生成的文件多了一层保护，多了一道密码检测的机制。比如，在使用word软件编辑完办公文件后，可以选定“文件”菜单中的 “另存为”选项，在弹出的“另存为”对话框中，选择“工具”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“安全措施选项”，即可对保存的word办公文件进行相应的加密操作。如图3所示。又如，在使用WINRAR软件进行压缩文件时，可以在选定需要压缩的办公文件的同时，通过选定软件的“常规”选项卡中的“设置密码”按钮，进行相应的密码设置，如图4所示。通过压缩软件这样的设置所导致的结果就是，在进行办公文件压缩包解压的时候，需要先输入正确的密码，否则将无法解压出所需的办公文件。
三、“移花接木法”
所谓的“移花接木法”，是指将对应的办公文件的文件类型改为其他类型，已到达保护办公文件的目的。在计算机系统里，文件的区分只要是通过其扩展名来完成的，常用的扩展名有：.jpg为图片文件，.doc为word文件，.gif为动画文件，.cpp为c++程序文件，……。将办公文件的文件类型由原来的类型改为其他种类的类型，即可达到保护文件的效果。比如：用word软件生成了一个文件名为“机密.doc”的办公文件，如果将其文件的扩展名进行更改，则文件名变化为“机密.jpg”，其文件对应的图标也会随之由原来的word型的图标改变为图片型的图标。对于不知情的人员拿到此办公文件，将会直接双击图标打开文件，将看见一张空白的图片;对于知情人员在拿到此办公文件时，会将文件的扩展名由原来的“.jpg”改为“.doc”，然后再打开文件，即可见文件的内容。
四、“外员法”
所谓的“外员法”，是指借助其他加密软件的力量对办公文件进行相应的加密。目前，在计算机领域中，加密软件可谓是玲琅满目，挑选一种得心应手的加密软件，对需要保护的现代化办公信息进行相应的加密，不愧是一种借助外力，强大自己的好办法。由于不同的加密软件，其加密的操作过程各有千秋，在这里就不再过多阐述。加密软件的选择也可以根据现代化办公的需要进行选择，比如易捷文件夹加密软件，文件加密器，md5加密工具等工具都是目前使用广泛的加密工具。
综上所述，介绍的四种方法是针对现代化办公的信息保护提出的实用有效的策略。在对现代化办公信息进行安全保护的过程中，办公人员可以根据工作的性质以及办公信息的安全等级进行选择，同时也可以将四种方法综合应用，达到最佳的办公信息的安全保护。
作者：胡燏 陈岭 来源：中国电子商情 2014年3期
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