摘 要：目前，办公环境由于计算机技术的高度发展而随之发生了很大的变化，所以，要使办公效率提高就应该积极利用网络这一优势，创建一个以网络为平台的办公自动化系统以及对办公信息的管理实现电子化。
关键词：计算机；办公自动化；网络构建
科技的进步带来了信息技术的极大发展，为高效率的办公也提供了强有力的技术支持。一直以来办公方式都是以纸为载体，但是第三次产业革命给社会生活的方方面面带来了巨大的变化，因此以纸为载体的办公形式已经不能符合新时代高速快捷生活的要求。所以人们开始关注办公的信息化和电子化。
1．关于办公实现自动化的过程
在我国，办公自动化的发展，主要分为三个时期：（1）计算机技术的出现并推广，使个人工作速度和质量极大提高，在办公环境里最明显的标志就是办公软件的出现。（2）数据库技术开始出现并得到了应用与推广，这一时期的特点主要是c/s结构的使用，以该技术为手段，实现了数据以及一些文件的信息化处理。（3）在这一时期，办公自动化进一步发展，它的发展不仅体现在技术上，而且体现在范围上，其应用已经由组织内部以及组织之间的使用推广到行业之间。
2.在内部实现办公自动化
2.1对政府单位来说，办公信息化主要体现在一些公文以及事务的解决方面，其次在一些通讯方面应用办公自动化也比较多，所以，该软件系统主要有以下功能，帮助处理公文，进行监督检查、为信息的收集服务，实现档案的电子化管理，为会议的召开以及领导活动提供管理服务，以及仅限于机构范围的论坛等，此外，由于互联网对办公的重要意义，办公自动化软件需要积极与互联网技术进行有效的结合。（2）办公信息化软件还有一个基本作用就是可以发送电子邮件，该软件一般由发送信息，收取信息，档案的电子化管理，会议的安排等很多应用软件组成，因此可以在一切办公事务的处理中积极与电子邮箱进行结合使用，为所有的用户提供方便，即仅仅需要一个电子邮箱就能明确将要完成的工作，避免了反复在不同的应用软件之间进行督查而浪费精力和时间，在日常的一切办公事务处理中积极与电子邮件进行结合使用，能够实现系统用户之间的和谐，而且应用起来也简单易于操作，还能省去培训的麻烦。
3.以网络为平台的办公形式
在目前的信息化办公与管理中，其关键的工作都是对公司的业务进行重新组建以及文件的传送。我们也持有这样的看法，那就是公司的办公过程其实就是文件的传送，公司的一切办公我们都可以对其进行高度的抽象概括，把它看做数据库的一个表格。以往的办公信息化软件以及企业管理信息系统软件在针对公司的管理流程时，一般情况下使用的都是对业务流程实施重新组建的方式，其关键理念就是首先实现公司业务管理流程的改进使其更加优化，然后再在此基础上，实现信息化管理。因此在信息化系统的建立中，除了工作繁杂外，还会有公司内部的巨大障碍。
所以，在刚开始进行系统建立的时候，要避免和公司业务流程的重新组建相关的工作内容，而仅仅是借助自定义流程等来实现流程的信息化，并且在后期以具体情况为参考，不断对信息化流程实施改进和完善。一些规模很大的公司，其布局范围有时候会是全球。这种大型公司的网络是由很多小型的网络组成的，而每个组成部分的网络是以一些线路或者是数据网络进行连接的。公司网络由很多的网络体系构成，所以为了实现有效的管理，就要建立公司的网络管理中心。该中心需要一些高级的服务器，来为针对公司日常事务而建立的应用软件以及数据库软件提供支撑。为了创建一个良好的公司内部的计算机网络运作环境，那么首先需要建立的是一些具有共用特征的软件，针对具体事务开发的软件以及能为公司一切的日常业务提供服务的软件。
4.对通用的管理模块依据其不同的功能实施分类
（1）公文文件模块。发布与接收公文文件主要是由公文管理来执行实施的，此外还有流程的制定。以上这些都是oa的关键构成，要实现它们也是非常不容易的，尤其是流程的制定最为复杂，它对于oa系统具有重要的意义。（2）电子邮件模块。发布与接收公司内外部的邮件主要由电子邮件来负责管理，通过邮件，组织内可以互相传递信息，可以自动让所有邮件消息添加签名，也可以在发送时向单个邮件消息添加签名，如果发现邮件拼写错误，可以通过拼写检查作替换或修改。在这里需要强调的是，接受公司外部的邮件一定要满足其服务器具有pop3功能，为了方便以后的需要，邮件要保存在数据库中。（3）表单模块。该模块主要提供的是辅助性服务，有可能的话它几乎会为全部的模块提供服务，它的主要作用是定制表单，以及对其进行保存和打印等。对于一个公司来说，表单在日常的办公事务中经常用到，其出现的次数仅低于公文，因此表单的管理模块具有关键的地位，在这个模块中，一个很重要的技术障碍就是制定表单以及其打印。（4）公共信息模块。该模块主要有：企业的新闻、文本文档以及内部论坛和资源信息的下载等，该模块具有通用的特征，可以使用传统的方式，例如公司内部的论坛能采取bbs软件，它的底层提供最基本的服务。（5）会议模块。对于所有的企业来说，会议都是必不可少的，在信息技术高速发展的今天，会议也出现了新的形式，不仅有以往的会议形式，而且还有以网络技术为平台的会议，这样的会议打破了时空的限制，实现了异地的交流与探讨。对于那些不在一个地区的公司，比如企业总部与分部之间就可以采取以网络为支撑的视频会议，其网络的快速便捷完全有进行视频会议的条件，通过视频会议可以实现有效的探讨。至于在相同建筑内的各个职能组织，也可以使用这样的会议模式，由于多媒体技术的注入，使得视频会议具有了以往的会议模式拥有的氛围，且探讨更加的符合以人为本的思想，此外还有局域网的帮助。（6）日程模块。该模块是公司日常办公的一个基本构成，它为公司的办公提供辅助服务，主要有两种，即个人和组织的日程安排，它的功能是对日程进行保存以及必要的提醒。（7）档案模块。该模块的主要作用是对公司的一些将要入档的文件或者是协议以及一些资源信息等进行规范的保存，以供需要的时候方便取用，该功能可以使繁杂的存储工作变得合理有序。（8）人事模块。人员的信息，人员的工资，日常出勤，内部职能组织的任命等都由该模块负责，该管理模块采取的是底层视角的方式，来对公司的人事进行管理，采取统一的方式来对一切职务以及其性质实施规划。
以上这些管理模块都是以oa软件为根本前提的，以此为依据，我们还能够建立其他一些模块来丰富oa软件。
5.结语
经过上述全面系统的探析，我们可以得出，要实现办公的自动化，需要经历三个阶段，第一阶段建立的主要是一些最基本的软件系统，第二个阶段主要是针对底层的管理模块而开展开发工作的，第三个阶段是针对应用层进行定制的。在这三个阶段中，每一阶段都是在上一个阶段的基础上继续进行的，不过各个阶段又是独立的，只有三个阶段都结束，oa系统才能看做彻底的完成。我们坚信oa软件将会对我们的办公事务起到重要的作用。
参考文献
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[2]Behrouz Forouzan,Catherine Coombs,Sophia Chung Fe-gan.数据通信与网络.北京：机械工业出版社，2000，4.
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[4]刘传波.浅谈计算机办公自动化网络建设[J].计算机与信息技术,2007,(25).i
i作者简介：周陶然 (1984-) 女 本科 职称 助讲
研究方向： 计算机技术及信息应用
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