对于高效管理的现代企业来说，控制成本应该从节约用纸做起，纸张的浪费已经成为办公过程造成的最大消耗品之一。本文主要结合计算机网络技术和网络语言，分析了实现物质化办公的途径。
现代企业的无纸化办公是社会领域的一次重要变革。依托计算机网络进行日常办公业务处理，不仅可以高质量、高效率地大量收集、处理和存储各类信息资料，把管理人员从繁重的手工劳动中解脱出来，从事创造性地管理活勤，而且使决策和计划更加科学、合理，管理渠道更加畅通，调度更加及时，监控更加有效。
一、企业信息化平台建设的必要性
推广应用办公自动化系统，通过网上无纸化办公，主要实现如下三方面的目标：
(一)提高办公效率
传统办公方式中的信息传递，主要依靠机要交换、邮寄、传真等方式进行，准确性和时效性差。以我国某单位为例，每年要向各地下属单位制发一千多件公文、简报、资料;同时接收各地上报的数以千计的文件、资料和政务信息。这些工作过去主要依靠手工办理、邮局传递。应用办公自动化系统，公文办理和传递完全在网上进行，不但省却了办文和文件收发人员的往返劳顿，各地单位还可在文件签发当日从网上收到上级单位的文件，使办公效率大大提高。
(二)规范办公行为
传统的纸介质公文流转，较突出的问题是对公文流转过程、批办结果难以实施有效监控和跟踪，从而延误文件的办理。一些单位和人员不按公文处理规则办文，经常发生未经办公室核稿、有关单位会签就直送领导签批，还有文件横传、多头请示等不规范行为。办公自动化系统由计算机系统对用户权限和工作流程进行控制，全程跟踪文件流程过程，可避免不规范办公行为，提高管理水平。
(三)实现信息共享
传统办公方式产生的信息，主要是以纸介质存储，信息的共享程度低，查询不方便，从而影响了对信息的开发利用。应用办公自动化系统，办公过程在网上进行，办公所产生的信息直接存储在数据库中，便利查询，有利于实现大范围的信息共享。大力推进办公自动化建设，是适应信息化大趋势[1]。
二、实现无纸化办公的必要条件
(一)网络化办公的技术
实现无纸化办公必须有良好的技术支撑，考虑到网络化的授权和开放这两个特点，首选技术应该是互联网技术及标准，在此基础上采用相关技术。
实现无纸化办公离不开工作流技术，目前比较流行的是以邮件系统为基础的工作流技术，或叫群件技术。现在随着Web技术的发展，基于Internet模式下的工作流软件也越来越多，这种类型的工作流直接使用消息传递中间件做为消息传递手段，不需使用专用的邮件系统做消息平台。这样整个工作流软件负载轻、开放性好、维护方便，并且易于和网上其他业务系统结合。这种技术也和电子商务所使用的技术方向是一致的，因此基于Web的工作流软件将在未来的无纸化办公领域占主导地位。
(二)无纸化办公建设思路
1.在设计方法方面
考虑到我国网络办公自动化的现状，采用生命周期法和快速原型法相结合。在已有产品的基础上，以快速原型法为主。在实施方面遵循统一规范和分布实施的原则。
2.在设计思想方面
从传统的面向业务的设计转向面向用户的设计，即将设计的着眼点放在用户对象身上，设计视角范围是整个内部网，在此基础之上进行相关业务设计，并将面向对象的思想引入到系统设计中去。
3.在实现方法方面
从传统的结构化设计转向采用复杂适用系统(CAS)理论进行实现，即从一般的业务需求中抽象出关键的复杂适应系统。该系统能够适应环境变化，系统使用越久，积累的有价值的东西就越多[2]。
三、无纸化办公建设的举措
(一)开发工具与技术
现在开发OA的技术主要集中分为三大类：基于c/s结构的应用程序开发，结合c/s结构和Web技术的复合应用程序，基于B/S结构的动态网页技术。
1. c/s结构系统
c/s结构系统是传统开发模式，一般以数据库和客户端的两层结构实现，也有加人中间件的三层或多层结构。在OA早期是标准的系统模式，但随着计算机技术的发展和网络的发展，它已经无法满足现在的远程网络办公和移动办公，逐渐在被取代。
2. C/S+Web技术
为了补充C/S结构的不足，在C/S基础上加入Web技术来实现对远程数据的获取，但拥有一定局限性，如数据及时更新、软件升级等问题就无法很好解决。
3. B/S结构系统
B/S结构系统是现代办公自动化系统的首选技术，它沿用动态网页技术，加入OA的开发理念，完全适应网络办公和移动办公的需求。对于B/S结构的开发，具体技术又有多种选择：JSP+J2EE，ASP+IIS，+ Framework。对于这几门技术，可以说又各有其特点：
(1)JSP技术：具有良好的跨平台性，加上J2EE功能十分强大，但是J2EE的布置使开发成本显得略高，而且没有良好的安装界面。
(2)PHP技术：是早期动态网页技术中的强手，但随着JSP技术与ASP技术的不断更新，使得PHP技术比较落后。
(3)ASP技术：类似于PHP技术，开发简便，快速，加上IIS的功能支持，是比较简易快速的开发技术。
(4)：可以说是ASP技术的替代技术，也是ASP的一大进步，在mework的强大支持下，可以使用C++，VB，Javascript三种语言来编写代码，采用预先编译技术，使得代码安全性加强。
针对中小型OA用户，可以采用技术，原因在于该技术易于服务器的维护，成本相对较低，开发周期较短。针对政府部门OA用户，可以采用JSP或技术，原因在于政府部门服务器很多已经为Linux系统，在该平台下采用JSP技术较成熟;如果是Windows用户，则可采用技术。
(二)系统结构的构建
1.系统客户端
网络OA客户端只是简单的数据操作界面，不安装任何数据库访问客户端，不包含任何业务逻辑对象，但可以呈现为多种形式，例如：基于Web浏览器的客户端、Windows用户界面的客户端，以PDA和手机等为硬件媒介的客户端等。客户端接收和传递的数据是经过XML。格式化的自定义格式的数据，为数据的安全和保密性提供了合理的封装。目前只是谢览器形式的客户端开发，同时可以开发各种形式的客户端应用于各种客户端需求，为不同形式的客户开拓不同的访问途径。
2.系统中间件服务
网络OA系统中间件服务可以使用XML Web Service封装所有的业务逻辑对象，它是基于三层结构的分布式应用系统。通过对办公业务逻辑的封装使客户端的运行速度、运行效率得到有力的保障。同样，客户端的升级更新维护也变得简单易行。当办公应用需要改变时，只改变封装的业务逻辑对象便使整个系统轻而易举地改变。使用XML Web Service封装业务逻辑对象为整个系统的拓展以及与其他系统的集成提供一个强大的解决方案，因为XML Web Service在不同的应用系统之间，乃至是基于不同操作系统的应用系统之间可以互相包含、调用。
3.数据库
网络OA系统的数据库平台可以基于MS-SQL Server。主要考虑到微软各系统之间的性能优化等因素。系统数据库可以轻易移植到任何基于OLE DB设计的数据库平台，因为系统中的数据库通信部分是面向接口的设计。可以与任何OLE DB数据库连结使用。
图1 无纸化办公系统结构的构建
四、结语
传统的无纸化办公系统是针对某个行业甚至某个企业而开发的，故有诸多的限制和代码固化，不利于灵活的OA定制和客户化，而且很多OA系统都具有相同的功能，只是表现手法和操作流程有所不同。现代的网络办公模块可以是统一的，在底层通用型OA平台上稍加修改，就可以成为一套具有很强针对性的网络OA系统。这样，既方便该系统的二次开发，也方便于针对不同性质部门单位的网络OA系统的定制，使网络OA既具有通用性，又具有可扩展性。
作者：贲超宇 来源：企业文化·中旬刊 2016年4期
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