关键词：国际工程；施工索赔；组织管理
1 引言
随着改革开放的不断深入,尤其是中国加入wto之后,进入国际市场,参与国际性的招投标竞争,承接国外工程、国内进行的国际性公开招标工程、外国在华投资的工程以及国际贷款的工程将是新的发展趋势。其中施工索赔管理的重要性,有些公司虽然能意识得到,但实际工作中索赔成效总是不大。问题出在什么地方?我们知道,工程项目管理是一个大系统,包括合同、进度、成本、质量、技术、物资、行政与公共管理等多方面的内容。事实上,施工索赔管理是工程项目管理的一个子系统,但这子系统有其特殊性,施工索赔管理几乎涉及工程项目管理的每一个领域,可以说是整个工程项目管理的缩影,其管理的水平反映出了整个项目的经营管理水平。欲提高索赔成功率乃至提高整个项目的经营水平必须从管理入手。索赔管理工作从层次上可分为宏观管理和微观管理,宏观管理重在把握索赔管理系统框架,而微观管理重在索赔的具体操作。从实际工作中得知,我国公司的问题不是出在索赔的具体操作上,而在于未能理清索赔管理系统的复杂关系。本文正是基于这样的问题,将索赔管理从宏观层次进行讨论。
本文以现代管理理论来指导索赔管理。现代管理理论认为管理有四大职能:计划、组织、领导、控制。由于篇幅所限,本文只论述组织管理部分,该部分都紧紧围绕构建随机制宜(权变)的施工索赔管理系统来展开的。权变管理理论(contingencymanagementtheory)学派把组织看成一个开放系统,与环境密切相关。弗雷德•卢桑斯(fredluthers)通过函数将管理与组织的环境联系起来,即m=f(e),式中e代表环境为自变量,m代表管理为因变量,他说这种函数关系不是因果关系,而是“如果——就要”的关系,即如果某种环境存在或发生,就要采取某种相应的管理思想、管理方法和技术,以便有效的实现系统目标。以此观点指导索赔管理,无疑将会大大增进索赔成效。
2 施工索赔的主要原因
2.1 风险分担不均
国际工程承包施工的风险,对施工合同的双方——业主和承包商来说,都是存在的。但由于国际工程承包受“买方市场”规律的制约,其风险主要落在了承包商一方,在这种情况下,承包商只有通过施工索赔来适度地弥补各种风险引起的损失。
2.2 施工条件变化
在国际工程施工中,施工现场条件的变化对工期和造价的影响是很大的。由于不利的自然条件及人为障碍,经常导致设计变更、工期延长和工程成本大幅度增加,承包商有权提出索赔。
2.3 工程变更
在国际工程施工中,工程变更是不可避免的。工程师发现设计、质量标准或施工程序等问题时,往往指令承包商增加新的工作、改换施工材料、暂停施工或加速施工等,这些变更指令必然引起新的施工费用或需要延长工期。所有这些情况,都会迫使承包商提出索赔要求,弥补自己不应承担的经济损失。
2.4 工程拖期
在大型工程的施工过程中,由于受天气、水文或地基等因素的影响,经常出现工期拖延。发生工期延误,在分析拖期原因、明确拖期责任时,合同双方往往产生分歧,使承包商实际支出的计划外施工费用得不到补偿,势必引起索赔要求。
2.5 业主违约
一般指业主未按规定为承包商提供施工条件;未按规定时限向承包商支付工程款;工程师未按规定时间提供施工图纸、指令或批复等等。此外,对业主坚持指定的分包商或供货商的违约行为,承包商均有权向业主提出索赔要求。
2.6 合同缺陷
在施工过程中,往往由于合同文件的错误、矛盾或遗漏,引起支付工程款的纠纷。这时,按合同条件惯例,均由工程师做出解释。但是,如果承包商按此解释施工时引起成本增加或工期拖延时,则属于业主方面的责任,承包商有权提出索赔。
2.7 国家法令变更
工程所在国的法律、法规发生变更时,诸如提出进口限制、外汇管制、税率提高等等,都可能引起承包商施工费用的增加。这时,按照国际惯例,允许给予承包商补偿,因此承包商有权提出索赔。
3 组织——索赔管理的重点
3.1 组织结构设计
为了使人们有效地工作以实现既定目标,必须设计和保持一种职务结构。这就是管理学中的组织职能研究范畴。为使索赔机制能高效运作,显然必须寻找一种适宜的索赔管理组织模式。设计组织结构必须考虑组织层次与管理跨度等问题,由此而形成了直线制、职能制、直线职能制、事业部制及矩阵制等多种形式,那么哪种形式是适合于索赔管理机制呢?为次,我们分析索赔工作的特点:一是索赔管理系统是工程项目的一个子系统,在实际工作,索赔管理系统还是施工合同管理系统的一个子系统。二是对某个索赔事项均属于一次性管理。索赔事项千差万别,不可预见性很大,无须派专人去等待处理某个索赔事项,而是一旦索赔事项得到确认后,组织类似“专家组”的方式对其进行跟踪处理。三是索赔事项一旦发生后,需要的人员范围很广。一个索赔小组可能需要合同、进度、成本、技术、物质、法律等多方面的人员组成。四是现在我国许多国际工程承包公司未将索赔组织管理工作放到应有的位置,施工索赔管理工作多由合同人员代替,无专职负责索赔的管理人员,使索赔工作处于人人都管,但谁也不认真去管的状况。这样的组织管理方式远远不能达到索赔的预期目标,因而有必要寻求一种适宜的组织模式。
3.2 职务设计
在对组织结构经过分析、设计并最终确定下来之后,职务设计便成为下一步工作的主要内容,职务
设计主要明确成员的责、权、利关系,激励员工高效的工作,从而促使组织目标的实现。斯蒂芬•p•罗宾斯提出的职务特征模型(jobcharacteristicsmodel,jcm)为我们提供了职务设计的基本框架,职务的核心维度可以综合为一项单一的指标,从而得出激励潜力得分(mps):激励潜力得分(mps)=［(技能多样性+任务同一性+任务重要性)÷3］×自主性×反馈。从激励的角度,职务特征模型指出,要是一个人知道(对结果了解)自己(责任感体验)在其关注(有意义的体验)的任务上完成的很好,那么他会获得一种内在的激励。职务愈是具备这三个条件,员工的动机、绩效和满意感就会愈强。目前我国许多国际工程承包公司的现状是:施工索赔管理工作多由合同管理人员代替,无专职负责索赔的管理人员,没形成自然的索赔管理单位,而往往到了索赔谈判阶段才临时拼凑人马,仓促上阵。常常是工程快结束的时候,才临时组织所谓的索赔小组,试图一揽子解决全部索赔
问题。这样的索赔管理局面使索赔管理参与者的自主性很差,因没有高度的自主权,使其对索赔的责任感不强,同时由于没有将一些索赔任务进行适当的合并,使其对技能的多样性、任务同一性、任务重要性的体验不深;再者由于解决索赔问题时胡子眉毛一把抓,没有开通有效的反馈渠道,使得反馈的得分值很低。由激励潜力得分公式可以看出,这样的索赔管理模式必然使mps的分值很低,从而使索赔工作处于人人都管,但人人都不认真去管的状况,使索赔远不能达到预期的目标。针对这种状况,我们在合同部设专门的索赔管理职能,由专职索赔管理人员负责组织管理整个项目的全盘索赔工作,这样会使索赔工作的自主性得到极大的肯定,并使索赔管理人员手中的索赔工作显出技能多样性,因施工索赔工作要求深厚的技术经济专业知识基础,既要懂工程技术,又要懂财务会计,而且还要有相当程度的合同知识与公关经验,当这些素质要求体现在一个人身上时,他便能体验到工作的意义,最后应开通有效的反馈渠道,使索赔管理人员以及各相关职能部门的参与人员能及时了解到索赔工作的实际结果。这样必然会使员工获得高度的内在激励,并有高质量的工作表现,高度的工作满意感,从而使索赔工作目标得以实现。
3.3 组织关系协调
组织中以职权关系形式,把组织的各部门和各层次统一起来,以便有效地实现组织目标,我们根据矩阵制索赔组织管理模式，从纵横两方面来论述索赔管理系统组织关系协调。首先从纵向考察:项目经理——合同经理——索赔管理人员——索赔工作人员,每一级都存在直线职权关系,各层直线职权形成一条指挥链。然而我们应该特别注意的是索赔管理人员在这条指挥链中应具有充分的地位,即赋予他充分的职权,才能使他拥有足够的自主权,从而使索赔工作更有效的进行。故项目经理应对其充分授权,使其对索赔事项具备充分的决策权利。当然,项目经理在授权时应指明索赔管理人员的权限范围,并通知其他各职能部门人员授权已经发生；其次从横向考察:索赔管理人员更多需要协调的是与各职能管理部和工程施工单位间的关系。从矩阵结构图中我们发现,合同、进度、成本、质量、技术、物质、行政等各职能部门与索赔管理部门处于同一层次,对索赔管理人员来说都具有参谋职权的作用。索赔管理人员对他们没有发号施令的权利,因而其协调沟通能力就更重要了。
3.4 员工的培训
(1)索赔管理人员素质要求。从前面的分析可知,索赔管理人员须具备很高的素质,才能胜任不断变化的索赔工作环境的需要。而事实上,我国各国际工程承包公司有经验的索赔管理人员相当缺乏,远远不能满足索赔需要。为此,一个有远见的承包企业领导人员,应该有计划地培养一批自己的施工索赔专家,使他们具备以下几方面的素质:
①业务能力。一是专业技术知识。一个有造诣的施工索赔管理人员必须是一名技术经济方面的专家,起码应是一名土木建筑工程师或工程技术经济师。二是合同知识及外语能力。施工索赔工作涉及相当多的合同和法律知识,且国际工程均用英语,故索赔管理人员必须具备这方面的能力。
②协调能力。一是人际协调、沟通能力。随机制宜的索赔管理系统对索赔管理人员给予充分重视,要求他能协调各职能部门索赔参与人员的关系,能进行有效的信息沟通,以利于发现索赔机会。二是公关经验。索赔机制是施工索赔工作的一个重要环节,需要有公关知识与经验。
③解决问题的能力。一是索赔的意识观念。主要是合同意识、风险意识以及成本观念和时间观念。可以说,这是作好索赔工作的思想基础。二是应变能力与独立决策能力。索赔事项千差万别,索赔管理人员要能随机应变并能果断决策。
(2)培训工作。我们将索赔管理人员的技能划分为技术的、人际关系的和解决问题的三类,培训工作将着眼于改变其中一项或多项技能。
①在职培训。一是职务轮换:针对索赔管理人员需要多方面的知识的特点,我们可以使其在各职能部门如合同、成本、质量等轮换工作,以弥补某方面的不足。二是预备实习:通过跟经验丰富的索赔人员体验如何工作,能使经验尚不足的索赔管理人员获得多方面的知识。
②脱产培训。一是课堂讲座:让索赔管理人员通过系统的学习,可以有效的发展其技术的及解决问题的技能。二是模拟练习:诸如案例分析、小组互助会议、角色扮演等。将会使索赔管理人员人际关系的和解决问题方面的技能得到很大的提高。
3.5 国际工程施工索赔的法律分类
国际工程施工索赔的分类已有多种,《国际工程施工索赔》一书就列举了从索赔原因、索赔目的、合同依据等共七种索赔分类方法,但都未与合同,进而与法律建立直接联系。本文把国际工程施工索赔根据其法律特征分为三类：合同变更索赔、业主含工程师等业主代理人违约索赔及风险索赔,以对索赔的法律本质,索赔处理的法律根源进行分析。
3.5.1 合同变更索赔
合同变更实质上是重新要约与承诺调整双方的债权债务重新签订协议或补充协议。国际工程施工牵扯面广、周期长、影响因素多,经常要根据外界条件的变化或规划、设计的调整而要求变更。这一合同变更原理体现在国际工程施工合同中则是,只要这种变更在合同基本范围内,不至于改变其基本范围,承包商就有责任满足业主的这种变更要求,但同时要达成新的合同工期和价款,否则承包商有权利对这种工期或价款提出索赔，而如果业主或工程师的变更要求超出了原合同基本范围,导致承包商的合同债务发生根本性改变时,承包商有权拒绝这种变更要求,或者通过重新要约、承诺另行签订补充协议,如业主强行要求承包商承担这种变更,就构成了业主的违约。
3.5.2 业主或业主代理人违约的索赔
“有约必守”是一条古老的民商法基本原则。任何一方无合法原因不履行或不全面履行合同债务,对方有权申请履行或解除合同,并就不履行或不全面履行合同给他造成的损失要求赔偿,这就是违约索赔。在近现代民商立法中,普遍都有这一类基本规定。如我国《民法通则》规定：“依法成立的合同受法律保护。”我国《经济合同法》规定：“经济合同依法成立,就具有法律约束力,当事人必须全面履行合同规定的合同义务,任何方不得擅自变更或解除合同”,我国《涉外经济合同法》也作出了类似的规定。
3.5.3 风险导致的索赔
风险索赔的法律依据是大陆法中的“情势变迁”原则或普通法中的“合同落空”原则。最初这两种原则只适用于导致不能履约的风险事件,后来许多法律或案例把它们的适用范围扩展到订立合同时所不能预见的一切情形。其基本内容是,合同签订后,作为合同基础的事情,由于不可归责与当事人的原因,发生了当初不能预料的变化,如仍坚持原法律效力,将造成显失公平的结果,故应对原法律效力作出相应变更或调整。至于何种情形可以采用上述原则,国际工程施工承包合同通常会作出具体约定,这实际上就是合同双方分担风险的问题。如下文所述的合同条件的各项风险条款。
4 结论
要在国际工程市场上逐渐占有一定的地位,施工索赔是必不可少的工作,是决定国际工程承包商在承包国际工程建设施工中经济效益的关键环节。正如在激烈的国际工程市场竞争中人们常说的一句话:“中标靠低价
,盈利靠索赔”,因此,国际工程承包商必须加强内部管理,提高施工管理水平,培养造就出适应国际工程建设施工的管理人员,以适应当今竞争激烈的国际工程市场,维护自己合理的经济利益。
运用科学的管理理论,构建一套能随机制宜的索赔管理系统,会使承包商大大提高施工索赔成效。本文紧紧围绕如何建立随机制宜的索赔管理系统展开论述以建立一套高效的索赔机制这一计划目标为引导,设计出了矩阵式组织结构,并明确职务内容和职务关系,事实上该组织结构也是一个“决策与信息沟通的网络”。而这些都是为了索赔管理系统能够随机制宜,能使索赔工作有效进行。本文试图设计一个权变的索赔管理系统,但在实际应用中,不存在普遍使用的固定的管理原则、管理方法和管理模式。随着工程项目建设条件的变化,该模式必须不断变化。另外,索赔管理需要处理的信息量巨大,还应注重索赔管理系统计算机软件的开发研究。
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