随着市场竞争的加剧,销售信息的管理越来越重要。构建企业内部信息管理平台,集中管理和分析销售信息,将信息的收集和运用贯穿到销售业务的全过程和客户管理之中去,为企业的管理层提供决策支持。
0 背景
面对快速变化的市场环境,信息已成为企业不可或缺的生产经营资源,谁能最快最准地把握客户的需求,并用产品来满足这种需求,谁就是市场的赢家。销售信息作为连接企业和营销环境的纽带,对企业的决策和经营活动起着重要的作用,也是提高企业核心竞争力的有力保证,企业必须予以高度重视。
1 信息管理概述
信息是使人们对事物的不确定性减少或消除的东西,经过加工后的数据信息对企业经营决策有现实或潜在的价值。管理工作的成败,取决于能否做出有效的决策,而决策的正确程度则取决于信息的质和量。
2 销售信息管理的必要性
2.1 信息管理是企业进行决策的基础
产品的技术性能、规格、质量等信息决定了客户的购买习惯,如何使用户能对其所购产品有深入了解,满足其要求,这对企业稳固客源显得十分重要。企业决策层不仅需要了充分掌握企业产品的各种信息,还要随时了解销售数据信息,来把握市场竞争和客户需求的动态变化,并据此制定应对营销策略,确保企业的决策适应市场环境的变化。
2.2 信息管理是企业管理的创新
随着互联网的普及和信息技术的发展,在原来的物质技术条件基础上建立起来的管理体制已经不适应信息经济时代管理变革的要求,管理创新作为企业创新中的重要组成部分已经成为企业取得成功的必要条件。对企业销售信息的管理是企业信息化的标志之一,企业信息化就是企业管理理念、组织结构和管理手段的创新。
2.3 信息管理关系企业的发展
市场信息,决定着企业未来的销售业绩和新产品发展方向的信息资源。在全球市场一体化推进过程中,企业生存和发展的环境变化越来越频繁,企业为求得生存的空间和发展的机会,信息化建设成为其不二的选择。企业信息化也是国家现代化和国民经济信息化的础,是企业由传统企业向现代企业转型的必由之路。
3 销售信息管理系统架构
3.1 构建统一的信息管理平台
销售的业务管理是产品实行商业化的一个过程,科学地运用现代销售管理观念,依据市场状况及企业目标,统筹规划整体业务,全面体现企业的销售策略,实现企业的销售收入和市场占有率在整个销售管理中起着举足轻重的作用。对销售业务的管理,也就是对企业销售流程的管理,对信息的管理,即运行一定的方式来确保各种信息的传递顺畅。
(1)通过互联网实现广域应用和移动办公
互联网的广泛使用使信息的沟通便捷起来,销售人员可以在任何地方流动,只要能够上网,他就处于整个管理网络的统管之下,这是整个销售信息管理系统建立的基础。
(2)通过相关软件来实现统一的销售信息管理
除信息传递的问题之外,对资源的有效控制和利用是销售信息管理系统需要解决的另外一个问题。通常,销售主管往往不能够完全掌握具体某一个销售人员的工作状态,及时总结销售过程中可能出现的各种问题。资源的浪费随着销售规模的增加而增长。销售信息管理系统通过对整个销售过程中的信息的监控和管理,实现企业资源的有效利用。
(3)进行有效的级别控制
在销售信息管理系统中,资源的分配和权限的设定是靠对象来实现的。整个销售队伍各种职位的设置,和各职位权限的设定以及其所属和所辖的范围的设定,是把各种角色抽象成对象,就完成了销售部门关系实体与销售信息管理系统的有机结合的过程。
3.2 集中信息的分析研究
信息化时代背景下,企业所处的市场环境、竞争环境都在不断快速地变化着,客户的消费需求日益显出个性化、多样化,企业竞争程度日益加剧,企业面临的外部环境复杂多变。集中营销信息的分析研究就是针对营销决策者的要求,主动或被动地采用信息定性处理和定量处理的方法,依据分析研究结果提出决策方案,供决策者决策参考的专题服务形式。
3.2.1 信息的定性处理
信息定性处理是将收集到的信息,按功能和隶属关系,整理成背景资料,交给具有一定理论水平和实践经验的人员进行面对面或背靠背的讨论,最后得出具有倾向性的定性见解作为决策方案以供参考。定性信息处理一般分五个步骤:信息的采集和整理、拟定信息处理的要求形成背景资料、选择和确定信息分析工作小组成员、发送背景资料组织专家信息分析工作小组成员讨论、得出倾向性意见。
3.2.3 信息的定量处理
信息的定量处理是通过一定的测量方法采集大量信息,并进行数据处理,给出定量结果的信息分析研究的过程,其处理方法一般多采用数列化与图形化处理方法。数列化处理是把收集到的信息,按照其计量或计数单位,按顺序依次排列,或按其大小次序分组,其目的是使已有数据有序化,同时也为图形化提供方便。图形化处理是在数列化处理的基础上做出直方图或频数图,目的是为了更形象直观地层示定量信息的分布情况,为正确决策提供服务。
3.3销售流程的信息管理
为了某一销售行动,销售信息系统可以调动各种资源支持对客户的开发,提高销售行为的有效性。通过信息共享与任务分配,实现基于销售计划目标任务的工作协同,在不同层次的销售主管之间可以对客户以及销售机会进行分享、调整;也可以在企业内部的不同部门、不同业务之间按照客户的需求实现信息的统一的管理与分享。
3.3.1销售业务过程管理
销售过程管理,是分解销售链的一连串的营销活动,并针对这些活动的作业流程进行管理,其目标在于解构营销业务流程,采用恰当的方法,来确保企业中各种营销活动的执行成果能具有一定的水准和精确度,同时也能持续改善活动的进行方式,串连活动的作业流程,让 具有强有力的销售链,保持在市场上的竞争力。销售业务过程管理主要包括:市场管理、合同管理、备发货计划管理、客户管理、回款管理、储运管理、销售人员管理等等。市场管理主要是指市场信息的管理,主要包括客户信息、竞争对手信息、市场形势等信息的收集和管理。
3.3.2 销售业务的统计分析
从销售形式(内销或外销)、产品、代理商、地区、销售人员、金额、数量等角度对销售数据进行统计,编制销售统计报表并进行定性和定量的数据分析。依据报表数据和分析资料,让企业高层领导和管理部门及时掌握和控制销售过程的动态,包括各仓库点的库存情况、销售信息(销量、价格、销售速度、产品品种、销售比例等)、基本财务情况、销售计划的完成情况、代理商和经销商的成绩、竞争对手的同比情况等等,并在此基础上加以多角度、科学化的分析,从而做出企业战略部署,包括销售计划中各类产品数量和品种的确定、销售任务的确定、销售价格等竞争手段的确定。
3.4 客户信息的集中管理
客户信息如:客户名称、地址、电话、联系人、订单、费用、以及历次交易数据等信息内容,一直以来,客户资源很多时候掌握在销售人员手中,经常处于分散游离状态,信息的价值大打折扣。在激烈的市场竞争中,客户就是企业的宝贵财富,是影响企业生存和发展的重要因素。因此,企业在注重预期客户管理和保持现有客户管理的基础上,有必要加强客户的管理,尤其是加强反映客户资源状况的客户信息管理。
3.4.1 建立客户数据库
从最基本的客户数据开始,做些基础工作,建立一组数据库,每一个数据库反映一组相关的信息,例如建立反映客户基本情况的数据库,反映客户行为的数据库,反映客户资信的数据库等,数据库之间通过关键字段相联系。总之,客户数据库就是和客户有关的各种信息的集合,通过数据库的建立,可以全面记录与反映客户的特征,从而为企业更好地了解客户、与客户沟通、分类管理等提供信息支持 3.4.2 利用客户数据库
客户数据库本身并不直接带来收益,客户数据库价值的大小,取决于如何充分利用客户数据库提供的信息资源。客户数据库包括了客户企业的基本生产情况、业务开展情况、需求统计、资信状况等数据,因此可以利用这些数据 客户的不同需要与特征,从而为市场细分、产品定位、开展针对化营销等提供信息支持,为营销计划的制定提供帮助。另一方面,根据顾客的购买行为对顾客进行分类,分为交易顾客和关系顾客,交易顾客是那些只关心商品价格的顾客,他们对价格比较敏感,缺乏对某一企业的忠诚度,在品牌之间变化较大。比如,我们按照顾客对销售额和利润的贡献对客户进行如下的分类:
第一类客户,占销售额的10%左右,却占接近一半左右利润的顾客;
第二类客户,占销售额的40%-50%,占利润的40%-50%;
第三类客户,占销售额的40%左右,但利润却很少。
根据分类的结果,我们可以对不同类别的客户采取不同的营销策略和销售政策,以提高营销的效果。
4 销售信息管理的策略
网络的普及和发展,使企业能否捕捉到顾客新的需要,成为新经济时代制胜的手段之一。企业应以市场为导向,聚焦客户需求的变化,及时掌握市场动态,从信息的收集、分析、检索、处理、反馈、跟踪等着手,形成一个有机的闭环网络,设立专门信息机构,采用多种方式、全方位、多层次、多渠道搜集整理,建立相应的信息网络。
4.1 成立市场信息情报部门
情报部门专门负责收集有关企业营销环境发展变化的,客户的,竞争对手等的情报,并负责企业营销系统信息数据库的建立管理维护,对收集来的信息利用统计软件和 工具进行整理分析,将情报变为对企业 具有指导意义的信息,利用数据库技术,为企业的技术研发、市场营销、战略规划提供支持。
4.2 构建企业信息通信平台
组建立企业的内部网(Intranet),创建营销系统综合信息资料库,通过内网加强企业内部沟通及各部门信息共享和传递(当然,在企业管理水平和资金允许的条件下,可以直接导入ERP管理系统。)。营销系统综合信息资料库主要收集和分析企业每天的订单、销售额、价格以及成交情况,以及产品存货、应收帐款、合同利润概算等信息,并在线共享给管理层便与决策。另外,利用内网建立自己的营销信息中心,来收集和传送外部营销情报,为管理人员提供正在发生的信息数据。包括反映市场上商品供求、价格、竞争、风险、管理等状况和趋势的各种消息、数据和资料。
市场营销管理系统采用分布式结构(即是由若干微机组成的局域网络再经过互联网联接而成),总企业和各个分支机构之间通过互联网互通有无,实施管理,如图4-1
4.3 信息报告制度
定期将收集整理的信息编制成企业内部信息简报,提供给企业管理层作为进行市场营销方面决策的基础资料。同时,可以形成阶段性营销调研,系统地分析企业所面临的营销状况,为决策层提出战略决策方案信息和有效建议。
5 结论
随着市场经济的发展和市场竞争的加剧,销售信息管理作为企业管理的“重中之重”的地位越来越显著,其内涵也随之纷繁复杂。销售信息管理是通过对销售信息与客户信息的集成, 改变企业内部信息管理的无序状态,提高信息集成的可靠性和信息管理的效率,从而为企业决策提供有力的支持。
作者：张利斌 来源：大众商务·下半月 2010年7期
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