一、针对公路工程科技档案形成特点，确保应归档的科技文件材料归档。
确保应归档的科技文件材料归档，其关键是搞好建档管理工作，而建档管理工作最重要的是实现“三纳入"。即把建档工作纳入工程技术人员职责，纳入计划管理，纳入制度管理。公路工程工作各个环节形成的应归档文件材料全部归档，并非一件易事。首先，科技文件材料从形成到归档，有一个从零星分散到归类集中，由凌乱无序到条理系统的过程。其次，_些工程技术人员为了随时利用方便，或为了技术竞争等原因，不愿把自身形成和文件材料归档。而文件材料归档是保证公路工程科技档案完整、齐全的重要基础性工作。为此，要针对公路工程科技档案工程项目多、工程档案形成分散、涉及环节多等形成特点，采取针对措施，确保该归档的文件材料完整、齐全归档。一是建立健全档案管理制度，把工程文件和图纸的收集、整理、归档作为制度的必要条款，在签定工程合同时就应明确：凡档案资料不完整、不准确的，公路工程不予验收。同时，在工程竣工验收时指派档案人员参与验收档案资料。二是根据工程实际和基层施工的特点，建立基层档案员队伍，通过加强业务培训，提高他们的档案管理水平。三是在工地现场配备兼职资料员，明确其岗位职责，使档案收集工作与工程进度同步，工程竣工后由资料保管员将资料整理、立卷后移交档案部门。四是增强全员档案意识，尤其是工程技术人员的档案意识。
通过各种途径，提高全体工程参与者对档案重要性的认识，保证在工程建设中形成的档案齐全、完整地收集归档。同时，严格搞好归档前文件材料的鉴定工作，是保证应归档文件材料归档的重要措施。归档之前，对收集积累的文件材料应认真严格的鉴定，保证案卷质量，保证该归档的全部归档。
二、档案人员应熟悉库存，准确提供利用。
由于利用者对公路工程科技档案的内容不可能做到详尽了解，在查阅图纸、文件时，常常会有一些问题或疑惑。因此，档案人员的业务水平要跟上利用者的要求，既需要熟悉公路工程业务知识，又要熟悉库存内容，不仅要熟悉本单位公路工程科技档案的数量、存放位置、档案编号，而且还要学习、掌握公路工程科技档案的内容、形成过程、完整准确程度、变更修改情况及它在工程中的价值。这样才能准确提供利用，从而充分发挥公路工程技术档案作用。
三、转变观念，变被动服务为主动服务。
档案人员应该改变传统的"你查我调”的调档工作方式，变被动服务为主动服务，主动为用户找档案，为档案找用户。一项公路工程从设计到施工，往往需要借鉴和利用既往的基础资料，这就需要参考利用大量的工程科技档案，档案人员应该主动地适应利用者之需，通过对档案资料利用的可能性进行分析、预测，掌握工程设计、施工人员的需求利用的方向，做好提供利用的准备，最大限度地满足工程设计、施工人员的需求，迅速、准确、方便提供利用。同时还应简化利用档案的手续，消除人为障碍，方便档案利用者。同时，应根据公路施工点多、线长、面广的实际情况，主动上门提供一些服务项目，如上门收集设计、施工文件资料和办理底图归档;上门催促到期未归还的档案资料;上门了解设计、施工一线对档案部门的急需，把急用和下发的规范性工程科技文件资料主动送到利用者手中。
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