摘 要：通过多个外部项目的工作，人们越来越意识到了文控管理在项目工作中的重要性和必要性，要想真正将其做细做好，的确需要下些功夫。本文结合以前参与过的几个外部项目，简述了一下文控管理工作的重要性，并详细地介绍从项目开始的文件报审至项目尾声的交工资料搜集与整理工作，以满足过程控制及最后交工的需要。
关键词：文控管理；资料；收集整理
前言：随着市场经济的不断发展，不断完善市场竞争机制，已经成为市场经济的必然要求。目前，竞争机制已经进入了各个领域，在石油建设工程项目管理方面也是这样。随着石油建设工程项目日益国际化，竞争更扩大为全球性竞争，项目管理便显得更为重要。按照现代管理学理论，工程项目管理一般由六大控制组成-HSE控制、信息控制、合同控制、进度控制、成本控制（对于业主方而言则是投资控制）和质量控制。其中HSE控制和信息控制是最基本的两项控制[1]。在传统的工程建设项目中信息控制是比较容易被忽略的一个环节。但从目前从事的外部项目中可以看出，文控工作的重要性越来越显露出来。
1文控管理工作的基本要求
文控是“文件信息控制”的简称[2]。文控工作在实际操作中，文控人员要对信息做出正确的判断和准确的传递，他可以将文件及时、准确地传递给信息需要的各个相关方面，既不可以人人都传，这不仅造成混乱，还增加工作量；又不可以少传，因为这样会使信息不够畅通，工作无法顺利执行。同时，要求文控人员具有一定的专业水平，在日常的工作中，通过与业主、监理和施工单位进行文件往来，熟悉并了解业主的习惯做法，以利于本单位文件信息的传输和沟通。
文控人员需要对项目整个过程中产生的各种形式的资料、文件、信息进行及时、恰当的处理，保证信息流通渠道畅通无阻，使项目各个层次、组织及成员能够及时、准确地了解和掌握其应当知道的信息，并能做出相应的和办法。
2.无损检测项目文控管理程序
2.1开工前期，细化分工，提前准备。
根据项目部人员配备情况，对项目各类人员的职责进行明确的分工。无损检测一般只设一名文控管理人员即资料员。资料员接到监理单位的检测指令后，及时通知检测机组，由机组长根据监理指令合理安排现场施工。由现场检测人员负责核对现场焊口与监理指令上的焊口有没有差别，如果没有出入，则按正常程序进行检测；如发现现场焊口与监理指令上焊口有不一致的情况，则通知资料员与监理联系进行确认。
在工程项目开工进场报审时，由于施工单位较多，部分项目中业主和监理单位的管理力量不是太充分，因此对无损检测单位的报审资料要求的可能不是太严格。但部分报审资料，如开工报告、施工组织设计、HSE实施程序等文件要进入交工资料，但交工资料的审查有时要比开工时的还要严格。于是，问题就出现了：编制交工资料的时候还得做前期开工时期的工作。如果修改的资料涉及到业主和监理单位的签字，那就更加减缓了后期交工资料的编制进度。因此，进场报审材料要提前着手准备，并且要认真仔细，各种签字及日期应按照规定填写，签名一般要求手签，不要直接打印上去。
2.2过程控制，完整有序。
在项目施工过程中，文控管理的主要工作是登记监理指令，填写检测报告、回执单、日报、周报及月报，整理和回复业主及监理单位的通知，收集影像资料等工作。在以上的工作内容中指令汇总表既是过程控制资料又是交工资料的内容。文控管理员接到监理指令后应及时将拿到的指令填入指令汇总表中，作为过程控制资料，指令汇总表可以帮助资料员了解检测焊口的总量、已完成无损检测的焊口情况、返修焊口情况、接到指令而目前没有完成检测的焊口等信息，这样指令汇总表中的工作量成为上报日报、周报等报表的基础，因此指令汇总表是日常工作中比较重要的一个表格，应该将该表填写的尽量完整、正确。目前，所参与的长输管道项目，施工过程中一般不要求交检测报告（除了开工前焊工考试焊口的检测报告），而是等工程结束后再与交工资料一起移交给业主项目部。因此，个别无损检测项目在施工过程中没有形成检测报告的电子版，于是形成了工程完工后还得另外用几个月时间来输入检测报告的状况，既造成了人力的浪费又拖延了时间。项目开工时，业主通常会通过监理单位下发各种表格，其中一般会包括无损检测报告等常用表格。有了确定的表格，文控管理员完全可以在施工过程中每隔一段时间将电子版的检测报告输入电脑保存。根据以前参与的几个项目来总结，如果每周处理一次电子版的检测报告还是合适的。因为目前好多项目是按监理指令填写报告（一份指令写一份报告），由于各种原因一份指令中最早检测的一道口和最后检测的一道口可能会有1-2天甚至更长的时间间隔，如果每天处理一次报告的话，可能每天都得在报告中单独记下那些没有检测的焊口，这就增加了工作量并且容易将没有检测的焊口漏掉。因此，将处理报告的时间间隔选为一周还是合适的。另外，由于文控管理员有些是还没有参加过培训的，他们对专业知识还不是太熟悉，可能不能将报告中的工艺参数等数据填的完全正确。因此，在实际工作中还需要项目上的师傅帮助检查文控管理员填写的报告内容。至于回执单、日报、周报和月报，都是按照相关规定或监理单位要求的时间内上报的，因此对于这些内容重点是保证内容正确、数据准确、文件编号统一。
2.3交工阶段，认真仔细。
工程进入尾声时，文控管理员的主要任务就是整理交工资料了。按照业主项目部下发的交工资料管理规定或其它通知，将工程施工过程中形成的各种资料进行认真的整理，最终形成符合档案管理要求的交工资料。如果前期工作做得比较完善的话，这个阶段并不会花太长的时间，或许有两个星期的时间就可以完成了。
3.结语
由于文控管理工作涉及到工程建设的全部过程，因此要专人负责项目中的文控工作。只要文控管理员做好每个阶段的文控管理工作就可以满足过程控制和交工的要求。
参考文献：
[1] 余勇．文控信息管理在石油建设工程项目管理中的重要性用．化学工程与装备，2008，4：159.
[2] 王芳．国际总承包项目中的文控管理．信息管理，2009，21：32．
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