如何做好高校办公室主任工作(高校办公室文秘)

提高高校系部办公室行政秘书工作效率之我见

　高校系部办公室行政论文联盟http://秘书既是院系行政管理层的参谋和助手，又是院系行政管理层与师生员工之间的桥梁和纽带。尤其是为院系行政秘书，不仅要贯彻学校层面的精神，还要高效地执行好院系行政管理层的各项决策指令，沟通上下，协调左右，联络内外，处理日常行政事务。本文围绕如何做好高校行政秘书工作这个问题，对高校行政秘书的工作职责、工作特点及应具备的业务素质进行探讨。
　　一、高校系部办公室行政秘书的工作职责
　　1.文书工作
　　系对内、对外文稿的草拟，如年度（学期）工作计划、工作总结、通知、文件、申请报告等；院级有关通知的下达；会议记录与会议纪要的整理；公文传送和信息资料的保存；管理类材料的归档，教职工工档案资料的登记、审核和保管，等等。
　　2.科研工作
　　协助院科技部门及系领导及时下达有关通知，组织做好相关科研项目的申报、汇总、考核等工作。
　　3.人事工作
　　协助院人事部门及系领导做好教职工的聘任、考勤、考核、奖惩、职称评定等工作。
　　4.信息工作
　　在平时工作中注重各类信息的搜集和整理，及时做好信息宣传报道工作。
　　5.日常行政工作
　　负责日常行政事务的处理，印章的使用与管理，办公用品的采购、保管，固定资产的管理，办公设备的维护，会务的筹备和安排，对外接待，工会等工作。处理突发事件、紧急事件并及时向院系行政管理层请示汇报。
　　二、高校系部行政秘书的工作特点
　　1.辅助性
　　高校系部行政秘书既是院系行政管理层的参谋和助手，又是院系行政管理层与师生员工之间的桥梁和纽带。尤其是系部行政秘书，不仅要贯彻学校层面的精神，还要高效地执行好系部行政管理层的各项决策指令，帮助领导完成其交代的任务和工作，沟通上下，协调左右，联络内外，处理日常行政事务。辅助性是秘书工作的基本性质。
　　2.服务性
　　行政秘书是根据高校行政工作的需要而确定的，为院系行政管理层服务，为师生员工服务，为高校发展服务。秘书工作纷繁复杂，但通过上面基本职责的理解，我们可以清楚地看到秘书的角色行为是建立在为领导服务、为基层服务之上，因此“服务性”成了秘书活动的主旋律。
　　3.多面性
　　秘书工作千头万绪，涉及面广，范围和内容极其丰富。就其工作内容而言，文书处理、文稿起草、公务接待、收集信息、会务组织、人事、后勤等都属秘书的职责范围。
　　4.时效性
　　系部办公室的工作繁杂而且有很强的时效性，行政秘书的工作平凡、枯燥、重复性强，除了忙不完的日常事务外，还要完成领导和教师临时交办的各项工作，遇上紧急情况，牺牲休息时间加班加点工作更是家常便饭。行政秘书要提高效率，讲究时效。
　　三、高校院系行政秘书应具备的业务素质
　　1.政治素质
　　（1）加强学习，提高自身政治修养。
　　要树立坚定正确的政治方向，不断提高政策水平，学习、贯彻党的各项方针、政策，加强党性修养；要了解和掌握学校的各种政策，深刻理解院领导的决策意图和学校的重要工作部署，把工作做到实处。
　　（2）严于律己，具有务实的工作作风。
　　行政秘书要具有较高的遵守纪律的自觉性。由于秘书人员贴近领导，辅助领导工作，因此必须高度自觉地严格要求和约束自己；要具有良好的精神风貌和思想境界，热爱工作，努力钻研业务，工作务实，作风正派、为人正直、忠于职守、无私奉献。
　　2.能力素质
　　（1）爱岗敬业，乐于奉献。
　　要有爱岗敬业、乐于奉献的职业操守，不断增强服务意识。热爱教育事业，热爱本职工作，要对自己的职业充满兴趣。一方面，无论是否在职责范围内，均能热情服务，要坚持有访必接、有疑必答、有难必帮的服务原则。对职责范围内的各种事项，要积极主动地接待师生，根据工作实际，尽量缩短办理时间，提高工作效率；对于来访、来电、来信的过程中遇到不在自身职责范围内的事宜，要按照首问责任制的要求将事项导办到相关承办人手中，遇到承办人不在岗的情况，则应代为接收，负责转办。另一方面，在服务的过程中要坚持谦虚谨慎、平等待人的原则。在工作中要做到对上尊重支持，对下热情耐心；认真听取各方意见，虚心接受表扬，诚心接受批评，做到有则改之，无则加勉。此外，还要有奉献精神，高校系部办公室工作的特殊性，要求办公室人员必须具有以奉献为核心、以敬业为特征的忠于职守的职业操守。必须增强服务意识，心里始终装着服务，一切围绕服务开展工作，不怕吃苦，不怕吃亏，爱岗敬业，具有全心全意为教职工和学生服务的热情和奉献精神。
　　（2）加强自己的业务素质，提高文化素质。
　　除了相应岗位所必备的专业知识外，还应努力掌握现代管理学、教育学、心理学、办公室软件应用等知识、技能。文化素质的提高将带动工作中业务能力、办事能力、写作能力的提高。行政秘书必须熟知各种行政文书、专用文书，掌握必要的行政词汇和交际辞令，具有一般的书面表达能力和写作技巧，具备一定的理论修养、政策水平、业务知识、科学的思维方法，以及理解领导意图和获取信息的能力；还要增强业务能力，提高业务素质，提供优质政务服务。
　　（3）自省能力。
　　常常自省的人，容易开发智能和增长才干。秘书人员是脑力劳动者，多数情况下要靠发挥聪明才智完成各种任务，这就要勤学善思，不断反思自己的言行，使智能和才干在不断地总结中增长起来。
　　3.心理素质
　　（1）调节心理活动，保持心理平衡。
　　高校行政秘书作为“内管家”，要看着全局，想着工作，热爱集体，关心群众，时时处处不忘自己的职责。我们既要接触领导、同事、教师、学生和社会中各类人士，处理好各种关系，又要解决日常工作中“柴米油盐酱醋茶”之类的各种琐事，心理活动容易受外界影响，产生波动。因此，行政秘书必须善于调节和控制心理活动，保持心理平衡，这样才能做好秘书工作。
　　（2）遇事冷静沉着，有耐心。
　　办公室工作千头万绪，从文件起草和会议通知等日常工作到与教务、学生政治辅导员的配合，到与系领导和与院办、党办、人事处、科技处、后勤处、工会等职能部门之间的协调联络、上下沟通，几乎包罗万象。工作范围几乎涉及院系各项工作的各个方面，在处理工作事项、完成工作任务同时也意味着要与不同的教师和学生接触，这要求秘书人员从大量琐碎的工作中整理出头绪，统筹安排，培养自己的细心和耐心，有条不紊地安排工作。注意轻重缓急，不能“眉毛胡子一把抓”，也不能“东一榔头西一棒”，更不能“捡了芝麻，丢了西瓜”。要坚定勇敢，不惧挑战，经受得住挫折。
　　（3）保持良好的工作心态。
　　虽然行政秘书的服务性职能决定了其工作的被动性，但要做好行政秘书工作，就必须发挥自己的主动性。院系行政秘书要立足于学院发展的实际，保持良好的工作心态，发扬吃苦耐劳的精神，积极应对各项工作的挑战；要乐观地看待工作，善于在被动中寻求主动，变被动为主动。对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等非确定性工作，要有灵活的应变能力，做到积极应对，忙而不乱，同时还要积极适应领导的工作思路，想领导之所想，急工作之所需。强化主动服务意识，充分发挥主观能动性，把问题想在前面，把工作做在前头，主动做好超前服务。要积极发挥枢纽作用，增强工作的能动性。
　　行政秘书的办公室工作纷繁复杂，但是事无巨细，细节决定成败，行政管理岗位的人员应当重视自身的工作，具有超前的服务意识，树立科学发展观，解放思想，刻苦学习，勤奋敬业，认真履行高校院系行政秘书的工作职责，把握好自己的工作特点，不断锤炼业务素质，切实提高工作质量和工作效率，积极适应高校发展的需要，更好地服务于院系行政管理层与广大师生员工。