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展会物流管理应该怎么操作,怎么写?浅议会展物流系统 [摘要]在对会展物流系统分析的基础上,提出了会展物流集成管理模式,以提高会展物流管理的绩效。 1引言 从广义上看,会展物流包括展览前后展品的物流,会展活动期间向参展商和参展观众分发食物的物流以及与此配套的会展设施的物流等。从狭义的角度看,会展物流的研究主体是展品的流动,会展物流就是将展品这种特殊的商品,为满足商品展览的特殊需要,及时准确地从参展商所在国(地)转移到参展目的地,展览结束后再将展品从展览地运回的过程,包括展览前后的仓储、包装、国内运输、进出口报关和清关、国际运输、展览中的装卸、搬运,以及在此过程中所需要的信息流动。可见,无论是贸易展还是消费展,综合展览还是专业展览,会展活动期间都汇集了大量的商品,导致了频繁的物流活动。由于展品本身的特殊性,使得会展物流比一般的物流活动有着更高的要求。 2会展物流系统任何系统活动的基本结构是输入--转换--输出,会展物流活动便是伴随着展品的输入--转换--输出而发生的。其中输入要素为:展品、劳动力、资金、设备、动力、信息等要素,经过运输、仓储、配送、装卸、搬运、包装、进出口报关、物流信息系统等转换子系统,将展品在规定的时间内送到规定的地方,并将在此期间产生的信息传递给相关的主体。从会展物流活动的内部而言,会展物流系统包括上述的三个基本环节,其中转换子系统必须配以计划与控制子系统,对输入的各资源要素需求及转换过程的作业订出计划,同时监控输出的质量和成本,一旦发现不能接受的偏差,则需采取纠正行动。此外会展物流活动并不是一个孤立的个体,它必然与其它相关的市场主体发生关联,不断地进行着信息和能源的交换。在此系统中,由于展品展览的特殊性,会展物流具有以下特点:(1)高度及时性。通常,一般性的展览在一年前就已预定好日程,为了保证会展的如期举行,展品的如期顺利运达成为关键。(2)运送的稳定性。会展物流涉及的展品五花八门,如精密仪器、工艺品、宠物等。这些展品不仅特殊、难运,而且数量少,因此能否稳定地送达目的地非常重要。(3)返回物流。通常会展结束后,展品必须运出境,就算转为正式进口,也需办理进口手续,这一流动类似于一般意义上的废弃物流。但是其消耗的费用、时间并不亚于一开始的展品流动。 会展物流系统的目标是效益最大化,但是会展物流本身的特殊性使得会展物流活动中存在着大量的效益背反现象,主要表现为以下两方面:(1)时间的及时性和成本的矛盾。如前所述,会展物流要求高度及时,如果为了确保时间而提前到达,那么高昂的仓储费用会导致成本过高。如果想及时到达而忽略了突发事件(如进出口清关中可能出现的问题,运输途中的突发事件等),那么可能会延误到达目的地的时间。(2)质量和成本的矛盾。会展过程中,展品是核心,因此展品的质量成为会展物流关注的另一要点。首先,确保展品质量使得装载空间难以充分利用;其次,包装的好坏与展品的损坏率有直接关系;再次,运输中途转车无法监控,丢失东西时有发生;最后,对于巡回展这类特殊的展览,为了保险,一般都要通过不同的途径向同一地点发送两套。要解决上述矛盾,实现会展物流系统最优,就必须引入系统集成方法。集成管理是一种全新的管理理念和方法,其核心是强调运用集成的思想和理念指导管理实践,其实质是在一个统一目标的指导下,实现各要素的优化组合,在要素之间形成强大的协同作用,从而在最大限度上放大系统功能和实现系统的目标。 3会展物流集成管理模式要实现完全意义的集成管理,必须经过三个过程,即物流功能集成、供应链管理、物流服务商的联盟。 3.1物流功能集成在会展物流管理的最初阶段,主要集中在物流各功能要素的整合上。20世纪50年代以前,企业通常只把物流的功能局限于便利和支持工作方面。因而,物流被认为是一系列分散的、非协调的活动,物流管理也以分散管理为基础。这一分散的思想也渗入了会展领域,使得与物流相关的工作被分散在各个职能部门中,由于每一个部门仅把注意力集中在取得自己的职能优势上,忽视了整体的利益,导致会展活动的总体目标无法达到最优。今天,越来越多的组织认识到了集成的重要性,强调集成是组织降低成本,提高效率的主要方法。描述了会展物流功能集成过程,会展物流系统包括两方面:一方面是物流作业系统,即前述的运输、仓储、配送、装卸搬运、包装、进出口报关和清关等相关活动,其间,展品是各个活动的中心;另一方面是物流信息系统,即为保证各职能部门正常运转而提供相关信息的交互系统。其信息主要包括参展商的信息、主办方的信息、物流代理的信息等。只有将各功能要素有效整合,才能保证将恰当的展品在恰当的时候送到恰当的地方。物流功能集成的第一步任务目标是实现各个功能内部的集成化管理。如运输功能,由于空间的无限性,使得公路运输、铁路运输、水路运输及航空运输等多种方式并存,而这种并存又割裂了展品的顺畅流动。尽管各运输方式在运输量、运输质量、运输时间方面各有所长,但由于时间和空间的间断,加大了展品流转过程中的风险,如等待时间加长,损坏概率加大等。如果能将各种运输方式有机地整合起来,则能有效地缩短展品的在途时间,提高展品安全抵达的概率。目前,集装箱船的使用,物流功能集成的第二步任务目标则是各个功能之间的集成化管理。即如何将不同的功能主体形成一个总体物流过程,使得各个环节能够高效无缝的链接。在企业物流中,MRPⅡ和JIT思想能够较好地解决这一问题。但是由于会展物流本身的特殊性,使得该阶段的集成,不仅需借鉴企业物流的集成思想,还有赖于参与会展活动各个相关主体的支持。因而,会展物流的集成不仅体现在各个功能主体的整合,还包括相关参与主体的集成。 3.2供应链管理市场竞争的实质已不是单个企业之间的较量,而是供应链与供应链之间的竞争。会展活动中涉及主办者、搭建商、会展物流服务商(运输商、货运代理)、展馆方、信息服务商、参展商等多个市场主体。他们相互作用,形成错综复杂的网络。在此网络中,又存在着多条供应链。如以会展主办者作为核心企业,则搭建商、会展物流服务商、展馆方、信息服务商、参展商等都是其战略合作的伙伴。若以物流服务商作为核心企业,其供应链结构如图3所示。可见,尽管物流服务的主体是会展物流服务商,但是在展品的实体流动过程中,参展商和主办方中任一方的效率低下都会影响到整个物流服务效率。因而必须从整个供应链角度去研究、规划和管理。由于会展物流具有高度及时性,运送的稳定性和返回物流等特征,使得供应链管理思想(如准时制、快速反应等)在应用时,应考虑到会展物流的实际需求。 3.3物流服务商的联盟在会展物流中,物流服务商实际上提供的就是典型的第三方物流服务。他们是提供物流活动的实际主体。其主要优势是具有规模优势和专业化优势。但是随着会展业的国际化趋势,参展商也越来越倾向于选择完备而高效的“一站式”物流服务。这一趋势导致了物流服务商的横向联盟。一方面可以迅速高效地满足参展商的实际需求,另一方面也可进行优势互补,通过资源整合降低成本,达到多赢的局面。目前物流服务商联盟的典范是国际展览物流协会(IELA)。它是一个有着70多家展品物流货运代理的全球化协会。成为IELA的会员,可以相互制定合作协议,而且可以使用当地的货运资源,从而在服务水平和费用方面获得保障。此外,有助于解决当地化物流的问题。如运输方面需熟悉当地的交通法规,海关方面需熟悉当地的法律等,此类问题均可通过与当地的物流服务商合作而得到解决。 4实施会展物流集成管理模式的前提集成管理的空间要素主要包括四个方面的内容,即管理主体、管理对象、管理方法和管理手段。从会展物流的集成管理过程来看,其管理主体是所有与会展物流活动相关的人员,管理对象是与物流相关的所有过程以及过程的输入输出。要保证集成管理模式的有效实施。还必须作好以下两方面工作: 4.1标准化由于会展物流体系的各个主要环节只有局部的标准化,这些标准化之间缺乏配合性,不能形成会展物流系统纵向的标准化体系,因此,形成整个会展物流体系的标准化成为会展物流集成管理模式有效实施的基本保证。会展物流的标准化不仅表现在物流配套设施设备等硬件的建设方面,还体现在物流运转流程、操作方式等软件上。会展场馆和会展仓储配送中心的建造都应充分考虑到物流因素,如会展场馆,其物资通道的口径与场馆空间及面积要符合科学的比例,场馆应配备合理大小的停车场和临时仓库。对于会展仓储配送中心,其内部格局的设置则要按照〃快捷、便利〃的原则进行动态设计,即可随时根据会展主题的不同、依据展品的特点更新。同时,标准化还包括与会展相关的数据的标准化,报表单据的标准化,文档资料的标准化,工作规范的标准化以及各种术语标准化等内容。 4.2信息化从供应链的角度来看,会展物流的功能模式是反应型的供应链,其服务的核心是按时、安全地将展商的展品运至展位,基本目标则是尽快地对展商不可预测的需求做出反应,因此,会展物流服务商与会展主办者、展商等其他供需主体的有效沟通成为关键。此外,展品本身的珍贵性和对安全的高要求,使得对展品的实时监控尤为必要。可见,加强物流信息系统建设亦是会展物流集成管理模式有效实施的关键之一。 [参考文献] [1]熊良福,夏国政.国际贸易实务新编[M].武汉:武汉大学出版社,2002. [2]胡平.会展管理[M].北京:高等教育出版社,2004. [3]高晟杰.上海会展物流业的现状及发展[J].集装箱化,2003,(12). [4]姜军,武兰芬,李必强.论现代企业物流集成管理的目标及构造模式[J].物流技术,2004,(7)
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