《会计电算化工作规范》规定，电算化会计档案是指存储在计算机硬盘中的会计数据以其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表等数据。
实现会计电算化后，会计档案的内容增加了，对保管环境的要求也提高了，而很多单位却认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化，电算化会计档案的收集、管理、查阅、销毁仍沿用手工系统的制度；没有对会计电算化信息系统档案人员的保管职责作出相应的规定；也没有采取相应的保障措施来改善会计档案的保管环境等。本文拟针对电算化会计档案安全提出对策和建议。
其一，建立健全相关法规和制度。建立切实可行的管理制度，如制定细化的《电算化会计档案管理办法》、《电算化会设档案岗位责任制》、《电算化会计档案操作管理制度》、《安全保密制度》、《计算机硬软件和数据管理制度》等内部管理制度，确保电算化会计档案的安全。
其二，培养复合型电算化会计档案管理人才。档案管理人员既要有丰富的会计业务知识和档案管理专业知识，又要精通信息技术，能够熟练应用会计电算化，成为“会计——算机——管理”的复合型人才，为电算化会计档案的规范、安全、科学管理提供保障。
其三，档案部门和财务部门应加强对信息时代电算化会计档案管理重要性的宣传，认真学习《档案法》、《会计电算化管理办法》、《会计电算化工作规范》等，加强电算化会计档案的安全管理意识。
其四，加强电算化会计档案收集工作。电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内（如一个会计年度），把计算机系统中的所有会计数据拷贝（备份）存储到磁性介质或光盘上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应妥善保存财务数据的备份文件，以便计算机硬件系统损坏后，能够在最短的时间内，以最小的损失恢复原有的会计电算化系统。
其五，针对电算化会计档案自身特点所带来的安全风险，建立预防病毒和黑客的安全措施，加强对计算机病毒的预防、检测以及杀毒工作，切实有效地保障计算机硬件与软件系统的安全；根据会计电算化档案信息载体的物理特性，在形成档案时注意双份数据的备份，注明形成档案的时间与操作员姓名，存放在两个不同的地点；注意防潮、防热、防尘、防磁，对采用磁性介质保存的档案还应定期进行检查复制，防止由于磁性介质的损坏导致会计档案丢失，造成无法挽回的损失；针对电算化会计档案具有易于修改、易受破坏且不留痕迹的特点，从计算机程序方面考虑，应设置包括输入、输出控制，将源程序与数据加密，设置密码口令，设置恢复功能、各种操作记录等控制功能，在源头上防范问题的产生；针对会计电算化档案和软件版本密切相关的特点，除保存各版本的备份数据外，还应保存对应版本的会计电算化软件系统。此外，电算化会计档案必须与对应的财务软件版本一致，因为不同的版本会产生电算化会计档案不能被调阅或产生某些意外风险。
电算化会计档案是信息时代的产物，它的存在是必然的。因此加强电算化会计档案安全管理，已成为会计档案管理工作的一项紧迫、复杂、长期的工作，我们应该健全电算化会计档案管理的法律法规，制定严格的内部管理制度，加强对电算化会计档案的管理和控制，使电算化会计档案在各项工作中发挥作用。
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