一、会计档案自动备份的必要性
1、现有的部分会计软件，特别是一些专用会计软件，按用户要求，将打印输出的帐簿、报表、凭证等作为会计档案进行保存。会计人员在使用电算化会计软件时，如不能及时和正确地对会计档案进行磁性备份，当数据库发生故障需要恢复时，往往没有磁性备份可以利用。这就要求在程序设计时应考虑这一现状，在操作人员素质偏低的条件下或使用单位不主动进行磁性介质的备份时自动对会计档案进行备份。这样可以进一步降低对基层操作人员的要求，只要其保证录入正确即可。当数据库被破坏需要恢复时，如果没有手工备份的数据库，维护人员就可以利用自动备份的数据而不会受到影响。
2、现有的一些性能比较完善的电算化软件考虑到数据库的安全，将系统操作人员的操作时间、操作内容以日志文件的形式予以保存，这样在非合法用户对系统进行改动或操作员对系统进行了非法操作，可以作为一条重要的线索及时更正，这在一定程度上保证了数据库的安全性。但计算机技术的迅速发展，大大简化了数据库的修改，不运行应用程序直接对数据库进行修改的难度大大降低。例如：利用Delphi的SQLExPloer可以直接对数据库进行操作，且操作极为简便，这方便了软件开发人员和维护人员的工作。但是，一旦有人在不运行程序的情况下直接对数据库进行修改，则日志文件中没有记录，监察人员很难发现系统被改动过。具备自动备份功能的会计软件可将备份库隐藏在不易被发现的目录下或其他硬盘中，当被修改的数据库进行备份时，系统会将其与备份库进行比较，如发现以前的数据与备份库中的数据不一致，可提出警告，从而及时发现问题。
3、便于审计和监督。可以设想软件开发商将自动备份的资料，如备份库路径、文件名等交给相应机构。在出现问题时便于审计和监督。例如，审计部门在进行审计时，可与软件开发商联系，利用开发商提供的资料，直接对数据完整的备份库进行审计，从而发现源数据库与备份库的不同，查出审计对象的非法操作。
二、会计档案自动备份的可行性
1、自动备份的条件日益成熟。首先，当前计算机硬件的性能不断提高，从处理速度来看，处理器的主频已达到1000MHZ，这使计算机在自动备份会计档案时，操作员几乎察觉不到。从存储量来看，10G以上正成为流行配置。备份数据库不会对计算机中其他程序的资源要求产生太大影响。其次，计算机软件技术在迅速发展，使软件开发难度降低，从而使添加自动备份功能时成本增加不多。在突破性能与成本的束缚后，自动备份的技术应在会计档案的保存中发挥更大的作用。
2、解决思路。当时间符合软件设定的条件时，例如每月的1号或每个星期五即自动对指定的会计档案进行备份。备份的时机可以选在每次必须执行的任务时，例如启动应用程序或应用关闭程序时。根据笔者的经验，最好选择在关闭程序时执行，因为程序关闭时需要执行的任务较少，这时执行会计档案备份的任务不会使操作员觉得等待时间太长而难以忍受，且技术上也较易实现，例如在Delphi中，只要在Onclose事件中输入程序代码，这样当应用程序关闭时，程序会自动判断条件，从而决定是否对会计档案进行备份。在备份时，将源数据库的数据与备份库进行比较，如果编号为源数据库独有，则说明是上一次备份后的新记录，将其添加到备份库中。如果编号相同而内容不同，说明源数据库被改动，提出警告等待进一步处理；如果编号与内容均相同，说明记录是正确的，则处理下一条记录。
吴鑫/高月飞
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