我们知道在会计业务中存在一类凭证,这类凭证多是转帐类,它们每月重复或年年重复且有规律地出现。如:每月提取折旧费,按月上交税金,按月发放工资,月底结转管理费用到损益账户,年底进行收入、费用的决算等。这些凭证的摘要、借贷方科目,金额的来源或计算方法基本不变,如果我们要编制此类凭证,每月都将做许多这样的重复工作,而且所取金额必须从计算机记帐后随时查阅,记录后才能录入,稍有不慎,就会出现遗漏或输入错误。因此在财务软件的帐务处理系统中专门设置了“自动转帐分录定义”模块,我们可以把此类凭证的摘要、借贷方科目,金额的来源或计算方法预先设置定义好存入计算机,并用不同的“分录号”标记命名。随时使用时,告诉计算机“自动转帐分录”的分录号,由计算机自动调入该“自动转帐分录”,并根据预先定义的金额来源或计算方法自动取数,填制相应的金额、产生凭证。这样就不必经常重复输入此类凭证,可以成倍地提高录入速度。
自动转帐分录必须先定义后使用。在定义过程中有一定的难度,如熟练掌握了电子报表取数方法,在此定义则难度不大,一旦定义成功,使用起来非常便捷。下面以安易软件为例介绍一下自动转帐分录的定义。
定义自动转帐分录有三个难点解决了,其他问题也就迎刃而解了。一是“借/贷”符号的录入;键入“J”则为“借”,键入“D”则为“贷”,至于方向与正常编制凭证的方向相同;二是会计科目的输入,可以输入助记码,也可以按F2键调出一张科目代码,科目名称对照表,选择应选科目则可;也可以直接输入科目代码;三是金额来源,这是难点之中的难点。它主要指此科目的人民币金额如何取得。此时按F2键可出现表达式复选框,双击所选项后出现金额选项框,双击所选项后确定既可。在实际工作中金额来源表达式是不同的,一些是从科目表取数,一些是从部门表取数,也有一些是常数和凭证输入数,应根据实际情况逐步摸索使用。象税率、折旧率、分配系数等则选“常数”。此时,出现“转入常数”窗口,提示输入一个常数。如税率为33%,则常数输入0.33,表达式中则乘以0.33作为常数的来源。为加快定义自动凭证速度,在自动凭证左下方有“公式递推”框,对于同类科目,如52101(管理费用-工资)、52101(管理费用-办公费)、52103(管理费用-其他)等,在金额来源设定中只要设定一项公式后,点击“公式递推”后,521的每一个下级科目都会自动增加,公式也会相应扩展。
定义好的自动凭证,为验证其正确性,便于修改,可单击“试编”,试编后的数据不会存入计算机,也不参与记帐,你可放心使用,当然不可轻易使用“编制”,否则你只能用删除键删除。
甘肃省张掖师专 纪金莲
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