用友软件和金蝶(用友金蝶比较)

中国论文网 发表于2022-11-22 00:05:29 归属于会计论文 本文已影响322 我要投稿 手机版

       中国论文网为大家解读本文的相关内容:                          【摘要】当前很多企业采用的是由软件公司开发的“通用”商品化财务软件,而实际中每个企业核算和管理的要求都不一样,所以软件在首次使用时必须结合企业实际情况进行初始化工作。本文对占市场份额比较大的用友U8与金蝶K3的初始化进行比较,以帮助读者更加全面深入地理解“通用”财务软件的初始化过程。  【关键词】初始化 用友U8 金蝶K3  初始化实际上是将财务软件由“通用”转换成“专用”的过程。无论一个企业由手工转向电算化,还是更换新的财务软件,都需要进行初始化工作,而且初始化的成败关系到整个电算化信息系统运行的成败,所以初始化是企业信息化的关键步骤。作为市场定位相类似的用友公司U8系列产品(简称U8)和金蝶公司K3系列产品(简称K3),在初始化中既有相同之处,也有不同的地方。本文拟对其从账套的建立、参数的设置、基础档案的设置及期初数据的录入等方面进行比较分析。  一、账套的建立和维护  每个独立核算的单位都要为其建立一套账簿体系,而将其建在计算机系统中则称之为建立“账套”,账套实际上就是一系列相互关联的数据库文件。  U8中有一个专门模块“系统管理”,通过此模块可以进行账套管理、年度账管理、操作员及权限管理、系统数据和运行安全的管理等。K3中也有一个相似的模块“账套管理”,而此模块也包括账套的管理、操作员及权限管理及数据管理的功能。  建账的过程两者也是类似的,都是先设置相关信息,然后在后台建立一系列数据库。建账过程中账套号是区分不同账套的唯一标志,不可重复。在U8中,账套号必须是3位数字,系统中最多可以建立999个账套。而K3中账套号既可以用字母也可以用数字,个数也没有限制。另外在K3中还可以建立组织机构,其作用是对系统中的多个账套进行分类管理。出于数据安全考虑,两模块中都具有账套备份、恢复(U8称为引入、输出)功能,操作过程相同。  对于账套的修改,两者也有所区别。U8中必须由该账套的账套主管登陆系统管理后才能进行参数的修改,并且账套号等一些是不可修改的,而K3可直接由Admin修改账套属性,并且账套号是可以修改的。  对于账套的删除,U8中隐藏在账套输出功能中,也就是输出时可同时选择从系统中删除,可保证删除前必经过备份。K3菜单中直接有删除选项,但删除前也会提示“是否确认删除”及“是否要进行备份”的提示对话框。  对于备份生成的文件,每一个账套备份两者都会生成两个文件:一个是数据备份文件,后缀名都是“bak”;另一个是账套的信息文件,U8后缀是“lst”,K3中是“dbb”。其中,U8的备份文件名是不可修改的,K3的备份文件名可自行修改。在备份方式上两者都可以设置备份计划自动备份,K3可分为完全备份、增量备份、日志备份,U8中输出同时可以“同步输出文件服务器上相关文件”。  二、信息设置  在整个会计信息系统中,有很多不同模块都需要共享一些基础档案,如职员信息、客商信息等。在设置这些具体信息时都必须指定一个唯一的编码,所以初始化中有个重要工作就是设置编码。  在设置编码上,U8必须先定义好编码规则,即定义编码的级数和级位,后续在编码时必须按规则来编写,否则系统不允许保存。例如部门编码规则若设置为2-2,则表示部门编码最多有两级,一级两位,二级也是两位,在设置具体部门编码时必须按这个规则来设置。但在K3中不需要设置编码规则,无级数与级位的限制,也无分类编码长度一致性的要求,但有级别的设置,不同级别间用“.”标志分隔,对于每一级的位数没有限制,如部门编码01.11表示此部门处于二级。至于每级多少位,在编码时可以自行定义,这样会导致相同级别编码位数不一样。  由此可见,K3的编码设置比较灵活,但U8在编码规则方面则比较严谨规范,同一级别全码长度一致,并且编码一旦用过就不能随意改变编码规则,因此在事前必须做好规划,编码时必须有预见性,预留编码位数。U8中一些基础档案,如人员档案、客户档案、供应商档案等需要单独设置。而在K3中这些都是结合核算项目设置的,在核算项目中设置如职员、客户、供应商等,每增加一个核算项目,就需要做具体的项目档案。另外,K3会计科目在按部门和职员核算时,部门和职员之间不需要建立对应关系,即按部门、职员核算的科目录入做证时,同一职员可任意选择部门。其优点是方便费用的分摊,缺点是输入错误不能提示。U8科目按职员核算自动带出对应部门,职员与部门必须相关联使用,可以避免出错。  基础档案中计量单位的确立对于存货数量的管理、计价与成本的计算都非常重要,U8和K3中都有计量单位设置的功能。在设置上两者类似,都要先建立计量单位组,然后在组内设置具体计量单位。但两者在具体设置上又有所区别:K3的计量单位组并没有要求区分开无换算率、固定换算率、浮动换算率,而是在具体建立某计量单位时进行区分;U8首先需要区分为是无换算率的还是固定的或是浮动的计量单位组。对于K3而言,一个计量单位组只能有一个默认单位,而对于U8而言,如果是无换算的计量单位组,则这个组中的计量单位是独立的,不相互影响。K3的基本计量单位和常用计量单位之间只能是固定换算率的,对于浮动换算率的单位,则需要放在辅助计量单位中。U8不一样的地方在于,主计量单位与常用计量单位之间,要么是固定换算率,要么是浮动换算率。  对于凭证的分类(K3中称作凭证字),U8中分了五大类:通用,收、付、转,现收、现付、银收、银付、转,现金、银行、转,自定义。而K3中虽然没有严格地分大类,但具体到每一类别凭证的定义,两者完全一样,对每一类凭证的限制条件都用到了限制类型和限制科目,并且原理一致。  三、用户设置及权限的分配  能够操作系统的人员称为操作员或用户,他们只能在授予的权限范围内执行相关操作,出于内部控制及系统安全的需要,针对不同用户会授予不同权限。U8和K3中都有相同的设置操作员及为操作员授权的功能。  U8中操作员都有编号,且不能修改,编号也可用作登录系统。而K3操作员无编号,必须用姓名登录系统。U8认证方式可分为“用户+口令”、“动态密码”和“CA认证”。K3中可分为“NT安全认证”和“密码认证”,“密码认证”中又可分为“传统密码认证”、“动态密码锁认证”、“智能钥匙认证”等。可见,两者的认证方式比较相似。  另外在U8和K3中都预置用户Admin,U8中该用户主要进行系统管理,对整个系统的数据及运行负责,K3中该用户主要进行账套管理。K3中还有一个预置的用户administrator,在系统中其默认属于系统管理员组,在账套中有全部的权限。其他一般用户都需要先添加再授权。U8权限有三层:功能权限、数据权限、数据权限。而在K3中权限也有类似三种,分别是功能权限、字段权限和数据权限。  为了方便为不同的操作员授予相同的权限,K3和U8中有一对相似概念:“用户组”和“角色”。在K3中,如张三、李四都是出纳,他们具有相同的权限,那么可以先设置一个用户组“出纳组”,将出纳应有的权限分配给出纳组,然后只用在设置用户张三、李四时,将其隶属组中增加“出纳组”便可。U8也是一样,同样先设置角色(系统中也预置了一些),如“出纳”,然后给出纳这一角色授权,在设置用户时,同样在用户所属角色处勾选“出纳”这一角色,该用户便拥有“出纳”角色对应的权限。  四、科目体系的建立  企业应根据自身需要设计一套适用的科目体系。现行会计准则已经统一了一级科目名称及编号,初始化时主要增加明细科目,设置一些特殊科目的属性。  U8建账时可选择行业,若同时勾选“按行业性质预置会计科目”选项,则建好账套以后,账套中便自动根据行业性质预置一套对应行业的会计科目。而K3建账没有涉及到科目,账套建好以后,在科目中按企业所适用的会计准则及企业的需要勾选,将模板中的科目“引入”。  在科目属性上,U8运用了一类特殊的核算方法——辅助核算,默认的主要有五类:个人往来、客户往来、供应商往来、部门和项目。通过给科目设置辅助核算可以大大减少科目体系数量,而且可提供立体的会计信息。如应收账款若按传统会计要按客户设置明细,有多少客户就得设置多少明细,而给其设置“客户往来”辅助核算后,就不用设置明细科目,只需要事前设置好客户档案,同样可以提供按客户分类的会计信息。在K3中也有相同的功能,叫“核算项目”,其与辅助核算的含义相同,但其内容更为丰富一些,包括职员、客户、供应商、物料、仓库、成本对象、费用要素等,并且还能根据需要自行增加,当然在U8中,也可以通过“项目”这一辅助核算来实现。另外在U8中,一个科目所带的辅助核算个数有限制,而K3中一个科目所带的核算项目个数没有限制。  K3中可以设置是否“科目计息”,若选择,则输入日利率后系统自动进行计息操作,可以进行利息查询,并自动生成佐证。K3中还可以完成预算设置,K3在科目设置时可以输入每个科目的预算数,或根据上年数据自动编制预算,在输入凭证时提示或控制预算,可以报警和控制的预算包括科目余额、发生额、累计发生额、单笔凭证金额,和U8财务预算控制功能相同。为了能编制现金流量表,需要确定现金流量科目。K3中直接在设置科目时勾选现金科目、银行科目或现金等价物科目,而U8中有专门指定科目的功能,含义是一致的。  五、期初余额的录入  为衔接初始化前后两个系统中的数据,“通用”财务软件初始化过程中都必须录入期初数据。U8和K3录入期初数据的方式基本一致,都只用录入最末级科目余额,非末级科目余额会自动汇总下级算出。若是年初启用只用录入期初余额,若是年中启用还必须录入累计发生额。例如7月启用系统,除需要录入7月月初余额,还需输入1 ~ 6月所有科目累计借方发生额和累计贷方发生额,然后倒挤出年初余额。另外K3中分了不同币种分别录入,在录入期初数据前要先选择币种分别录入,U8中需手动折算成本位币后录入。  对于U8中的辅助核算以及K3中的核算项目,因为要分项目核算,所以要按项目输入期初数据,两者录入相似。U8中有辅助核算的科目会用黄色突出显示,双击后按项目明细输入。K3中也突出黄色显示,并且在末尾会有“??”显示,双击“??”便可按项目明细输入。为了避免人为输入错误的产生,两者都提供了试算平衡的功能。U8试算的是期初“资产+成本+共同”与“负债+权益+损益”。K3试算的是期初余额(原币及本位币)和本年累计(原币及本位币)的借贷方,为区分有差额的情况,单独列出差额一列。由此可见,K3不仅试算了期初余额还试算了发生额,但必须注意若有外币,要在综合本位币下进行试算。  最后,在初始化结束的标志上,U8只要启用的第一个月未记账、结账,便可以修改期初数据,且不会对日常数据造成任何影响。而K3必须专门进行结束初始化工作的操作,称作“结束初始化”,一旦结束便不能修改期初数据,若确实要修改,则需要删除和取消所有日常处理并执行反初始化操作。  总之,初始化是“通用”财务软件必经的阶段,只需要在系统启用时设置一次,虽然设置上比较简单,但内容比较多,也是一项系统工作,设置时必须结合企业自身的特点和需求,并且考虑长远规划。通过比较也可以看出,U8和K3在初始化部分的功能基本一致,只是一些概念和说法不统一,就整体而言,U8初始化设置比较严谨,而K3比较灵活。  主要参考文献  1. 张有峰.通用财务软件初始化参数设置的方法与技巧.财会月刊,2005;52. 焦永梅.金蝶K/3ERP管理系统应用解析.财会月刊,2012;6                

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