[关键词]网络会计 网络财务 会计业务流程
进入21世纪,互联网开始在全世界范围内普及。人们的生活、学习、工作无一不和网络产生了密切的联系。作为辅助生产重要手段的会计,也正顺应历史的脚步,迈向网络化。上世纪90年代,会计电算化曾对会计业务的流程产生了巨大影响,现今,网络也将给电算会计带来变革。
一、会计工作非专业化
在网络化电算会计中,财务的各项工作无须再由专业会计人员完成。传统电算会计时代,会计凭证的录入、审核等只能由专业会计人员完成。企业成立了专职的财务部门,并聘用了大量会计人员从事该项工作。但随着企业规模的不断扩大,分支机构的增多,这样的设置明显不能适应企业的发展。从用人成本方面考虑,企业无法为每个分支机构都增派会计人员。
网络化的电算会计中,以前只能由专业会计人员完成的工作,可以由普通人员来进行。总公司的会计主管可以对普通人员进行授权,由这些人员来完成基本的进货、销货等信息的录入。信息录入的过程相对简单,只要经过简单的培训即可胜任。
二、分工更加细致
传统的电算会计中,经济业务流程和普通会计几乎没有区别。每个环节都要相关人员提供原始凭证,并需要签字、盖章等繁琐的手续。但在网络化电算会计中,这些人员远在异地,根本无法见面,由此就需要赋予不同的权限。权限的赋予人不仅仅是会计人员,还包括普通工作人员。例如业务员报销差旅费,需要登陆财务系统提交报销申请,负责领导审核过关后,经由会计人员将报销款项直接汇到业务员的银行账号并完成相应凭证的录入。相关人员无须见面,但却能完成了个财务流程。
网络化电算会计中,需要为每位员工都赋予权限。员工的权限要根据其职责不同而不同。例如领导要赋予相应的核准权限,但只能在自己的职责范围内。普通工作人员、网络维护人员以及会计人员的权限要分开,不能相互跨越权限。
三、规范更加严格
与传统电算会计一样,网络化的电算会计仍需要将原始数据转变为计算机能够识别的源数据,但规范会更加严格。在网络环境下,数据由多个用户进行输入,大量业务同时进行。如果没有统一规范格式,就无法对数据进行集中处理,更不能生成统一的账目。因此必须制定严格的数据规范,经过转换的数据应有固定格式。
企业应在财务系统中设置缓冲池,由非专业会计人员录入的信息录入的信息不能直接进入总账系统生成凭证。信息经过网络传送到总公司后,要由专业会计人员进行把关,如果发现不符合规定的信息要对其进行修改,最后生成合格的会计凭证。财务系统内部也要建立控制体系,对输入的数据进行检验,不符合的数据则不能正常输入。
四、交易网络化
根据2007年底中国金融认证中心(cfca)发布的《2007中国网上银行调查报告》显示,有58.6%的企业使用网上银行替代了超过一半以上的柜台业务;有26.1%的企业使用网上银行替代了50%～60%的柜台业务;26.9%的企业使用网银替代了70%～80%的柜台业务;网银替代90%以上柜台业务的企业网银用户比例也超过了5%。由数据可见,越来越多的企业倾向于使用网上银行,交易网络化是会计结算的必然趋势。
企业和企业之间、企业和个人之间的交易都能通过网上银行直接在网上进行,不需要再跑去柜台。目前,各大银行开通的网上服务非常繁多,从银行明细账查询到网上汇兑再到网上贷款。传统电算会计中,由于支票的兑换、异地汇款有一定的时间差。从而导致了企业账目与实际的银行账目无法统一的情况。这样降低了会计的工作效率,也不利于企业的资金周转。实现交易的网络化后,所有的银行业务都可以得到实时的反馈信息。现在有银行已经推出了短信提醒服务。当有款项汇进或汇出的时候,会发出短信提醒。交易网络化让银行与企业的账目之间能达到时间上的统一,信息可以同步。
五、电子凭证为主
传统电算会计中,依旧是纸制凭证为主。会计人员要审核各种纸制的单据并加以网络化的电算会计中,电子凭证会代替纸制凭证。电子凭证分为内部电子凭证和外部电子凭证。内部电子凭证是企业内部财务软件系统生成的凭证。比如由采购人员在进销货系统中录入的信息,生成凭证后传送到总账系统中。外部电子凭证则是企业与其他单位或个人在交易中产生的电子票据,比如网上银行汇款的电子回单等。纸制凭证由于掺杂了太多的人工因素在里面,不仅速度缓慢,而且容易出错。凭证的电子化则可以很好的解决这些问题。
部分人理解中的凭证电子化只是凭证信息接收的电子化。信息接收以后,再将凭证打印出来,然后整理并保存。这并不是真正意义上的电子化。凭证电子化,应该是纸制凭证的完全替代,不需要中间再转化为纸制单据的过程。财务软件从网络接收到凭证信息后,经过财务人员审核,直接录入总账系统。中间不需要人工干预,更不需要将凭证打印出来。以后查询凭证的时候也很方便,直接调阅信息库即可,不需要再去查找会计档案。
凭证的电子化会涉及到凭证真实性的问题。由企业内部人员录入的信息、由银行传递来的信息,如何鉴别这些信息的真伪?比较可行的办法是在每个信息中都加入一个电子签名。这个电子签名具有唯一性并且不可更改。这样才能保证电子凭证和纸制凭证具有一样的效力。凭证的电子化会大大提高会计业务的处理速度,提升会计人员的工作效率。
六、提供多元化信息
网络化的电算会计可以为企业提供多元化的信息。财务系统与企业的各个部门、各个子公司的信息接口对接,无论是在本地还是异地,都能通过网络实时接收财务信息。财务系统对接收到的信息进行整理,并加以分析。财务信息的需求者不仅仅是企业内部员工、管理层,还包括企业外部的投资人、债权人等。根据信息需求者的不同要求,财务系统可以生成多方面、多层次的信息。对于专业人士可生成会计报表,对于非专业人士可辅以分析性的文字。
使用者可以从中得到一天、一个月、半年等任意时间段的信息,也能得到企业不同分支机构的信息。使用者既可以得到原始信息,也能得到加工后的信息。但企业要注意相关信息的保密,对于重要信息要建立网络防火墙,防止竞争对手获知对企业产生不利影响。网络化的电算会计提供的不仅仅是枯燥的文字信息,还可以提供图片、语音甚至是视频等多样化的信息。目前,电子计算机的硬盘容量已经达到tb级,完全能满足企业存储大容量信息的需求。丰富的信息有利于帮助使用者更好地了解企业的运行状况。
电算会计的网络化必然会对会计业务流畅产生影响。而作为企业管理者来说,也应当即时地适应网络化的电算会计,改变业务流畅,让会计更好地为企业发展服务。
参考文献:
[1]张耀武.会计电算化.武汉大学出版社,2007,4.
[2]2007中国网上银行调查报告.中国金融认证中心,2007.12.
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