一、会计电算化的发展历程
20世纪80年代我国已经开始出现会计电算化,其意义是指会计和计算机技术结合并应用在会计工作中。到现在已经发展了30年。在20世纪80年代,这一应用并没普及,只有少数大学开始将计算机技术应用在会计工作中。直到1988年,随着计算机的普及和技术的飞跃,计算机不仅在性能上有了极大的提升,而且价格也下降了很多,这为计算机技术在企事业中的应用奠定了物质基础。在1988年到2000年,我国很多的大型企业的会计工作已经普遍运用了计算机技术,其相关财务软件质量也有了很大的提升。从2000年至今,会计电算化进人创新阶段和高速发展,会计电算化不单单是传统的单机模式,而是实现了网络化,这也极大地提升了企业会计工作的效率和整体协调性。
二、会计电算化档案的特点
实行会计电算化以前,会计档案多数是纸质档案,实行了会计电算化以后,在很多的方面超越了纸质档案,总体它有以下几个特点:
1.存储的范围扩大。传统的会计档案是纸质材料。实行会计电算化后除了保留传统意义上的纸质档案外,还包括存储在计算机硬件上的数据和其他磁盘介质上的会计信息,存储的范围和领域明显扩大。
2.存储形式多元化。会计数据不但以纸质形式存在,还可以存贮在一些别的载体上如硬盘、软盘、光盘等,使档案的管理更加简洁、快速、有效。而且占地面积明显减少。
3.存储方式更加严格。会计电算化档案更多的存C方式是磁性介质或光盘等,因为这些磁性介质或光盘占地面积小,查阅方便,但是这些磁性介质,极易受磁场、有害气体、潮湿等的影响,使之数据不完整甚至消失。因此,存放地点必须具有更加严密的防火、防潮、防磁等措施。
4.工作环境的变化。以前的会计资料都是以纸质形式存贮的,直观性强,查阅的时候可以不借用技术手段。实行会试电算化后,査阅会计数据就必须在特定的计算机软硬件情况下才可重现。有时,会计软件的版本不同,查阅也会遇到困难。
5.会计电算化档案大多是存贮在磁性介质上的,所以这类数据易于查询、修正、拷贝和重置,便于携带和传递。
三、电算化会计档案管理的几个主要问賵及应对措施
1.管理制度尚不完善。准确、安全、真实是会计档案的基本要求。财政部从1994年开始到目前为止,相继颁布了一些规章制度,很多单位的领导不知道,许多的相关人员更不清楚,也没有制定出一套比较正规的管理制度,导致职责不明,管理混乱。对于这些事情,企事业单位应该严格按照《会计档案管理办法》及一些规章制度,明确专人负责档案的收集、整理、归档、搜索等曰常档案工作。建立审查制度,比如入库前,入库后,及会计档案的查询、内外借阅、复印等内部控制制度,确保会计档案的质量’防止档案资料的丟失与泄密,保证会计档案的安全。
2.计算机维护及网络安全人才的缺失。实行会计电算化之后,档案管理人员和计算机要更加频繁的接触了,可能很多的档案管理员人员是以前手工记账时的人员,没有经过专门的培训及考核,对专业知识和计算机的操作能力欠缺,一旦微机出现故障或会计软件界面不同,就束手无策,不知道该怎么应对,造成电算化档案管理工作整体水平不高、工作效率下降。基于这种情况,就要求档案管理人员要接受一定的培训,比如,计算机的一些基本操作,会计软件的操作等,提升档案管理人员的业务水平和素质。另外,还要应该及时对计算机软硬件的升级和维护。计算机方面要建立预防黑客和病毒的安全措施,例如采用网络防毒、防火墙技术、身份认证、信息加密、授权等。对于会计软件,要做到及时升级会计软件,定期对检测的系统安全一性,对于可能导致数据丢失的漏洞要及时的修补。
3.档案安全性方面。众所周知,电子档案存储量大,查阅方便,但是电子档案存放的磁性介质容易被损坏,所以在防火、防盗、防潮等方面是电算化会计档案管理需要注意的一项重要内容。又因,电子档案有可以改动、复制、删除等特点,极易被不法分子,网络黑客,网络病毒等破坏,且这种破坏很难查到痕迹,造成电子数据永久的丢失,给管理带来诸多不便。所以做好电算化会计档案的保存和管理很重要。电算化会计档案应存放在远离磁场、防火、防潮、防尘等的场所。存放时应采用双备份法进行数据的备份,存放在两个不同的地点。及时更新计算机系统及会计软件的升级,定期清理垃圾,升级杀毒软件。
4.建立建全查阅手续制度。会计数据是一项比较保密的信息,它和单位的经济建设息息相关,因此必须有专人负责。(1)查阅人须取得档案管理负责人同意后方可查阅。(2)查阅人查阅档案应在会计档案室内,严禁未经负责人同意私自拷贝、修改、删除会计资料,如果确实需要带出的,须经档案管理负责人同意,并按时归还。(3)档案管理员还应登记借阅手续,比如借阅会计档案的名称、期限、工作单位、归还时间等。
总之,实现会计电算化之后,不仅在很多方面超越了传统的纸质档案,使会计资料的管理有了质的飞跃,而且提高了会计工作的效率,降低了管理成本,它使会计的工作更加规范化、现代化。我们要充分认识到会计档案管理的独特性、重要性及时代性,充分发挥电算化会计的强大功能,才能提供高质量的资料为信息使用者服务,使会计电算化会计档案为企业决策发挥出更大的作用。
刘芳行\唐县职教中心
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