现代电子技术在财经领域的应用——会计电算化,为会计管理开创了一个新时代,使现代财务管理搭上了“信息快车”,彻底摆脱了“会计室里的算盘、钞票、记账”等沉闷印象,财务管理进入了真正的“数字时代”,大大提高了管理水平和管理效率,产生了巨大的经济效益和社会效益。
会计电算化是一项复杂的系统工程,技术性、创造性很强,与其他系统比较,有很大的特殊性,它处理的信息量大,数据要求准确可靠、保存期长,需要严格监控;同时,会计数据要求严格、保密性强,属企业敏感资料。因而,会计电算化对财务管理及其软件设计均有特别的要求:财务管理标准化、规范化软件设计须具有安全可靠、功能多样性……。
一、财务软件设计对会计工作的要求
1.增强法制观念,严格执行会计法
会计法是我们开展企业会计工作的法律依据,执行会计法是国家对会计工作的基本要求,所以企业的财务工作必然遵守会计法,遵守国家有关信息安全的法规。只有依法办事,会计工作才受到法律保护,从而为会计电算化的实现提供稳定的法律环境。
2.会计科目代码化
实行会计科目代码化的优点很多:
(1)结构简单易记,便于会计人员使用;
(2)便于电脑识别、分类、查验、调用和处理;
(3)减少资料储存空间,减少电脑处理资料量,加快运行速度。企业会计科目代码必须采用会计制度规定的科目统一编码,例如现金101,银行存款102……这样既简单明了又便于计算机识别和处理,工作人员也乐于使用。如果缺少了这一重要环节,电脑系统就平添许多复杂内容,计算机不得不逐次识别处理每个会计科目,大大增加了程序设计的难度,而且多占了内存空间,减慢了计算机的运行速度,还会增加出错机会,不符合信息化环境的要求。因此,会计电算化首先要将会计科目代码化。
3.会计凭证标准化电算化环境下会计凭证的设计要求:
(1)具有通用性——尽可能满足各职能部门对会计核算的要求,力求做到多功能、一单多用、各方共享,提高人机工作效率。以记账凭证设计为例。建议采用集现金收付、银行转账、往来于一身的复式记账凭证,其内容应包括:摘要、科目编码、会计科目、一二级明细目、外币种类、借贷方金额、备注等,这样既适合处理人民币业务,又能处理外币业务,基本满足了会计核算的多方面要求,而且考虑到了未来对外业务发展之需,符合通用、多功能的原则。
(2)便于会计人员操作,易于计算机处理。凭证设计的另一个要求是尽可能减少工作人员的书写、输入量,减少人工处理业务方面的时间——在会计实务中,工作人员往往要花大部分时间填写凭证、处理会计资料,效率低、差错多,而电算化管理则要求最大限度地减少人为处理资料的时间,让计算机更多地代替人的劳动,以无分发挥电脑高速、高效的优势。
同样道理,账簿设置、会计报表编制,也要符合标准化的要求,既要兼顾各方面需要,又要方便计算机处理。
4.会计处理方法制度化
会计电算化系统繁复而涉及面广,不宜经常修改,这就要求会计核算的方法、程序实行制度化。例如,固定资产的折旧方法有平均年限法、工作量法、双倍余额递减法、年数总和法等几种,企业可按实际情况加以选择,但一经确定就不要随意更改,要形成制度化执行。如果会计处理方法更改频繁,一则不符合会计制度要求,二则影响电脑系统正常运作,容易发生差错。如果不慎修改出错,就会导致系统损坏,影响正常会计工作。几年前,英国某信用卡公司就因修改计算机程序出错,致使支付混乱。
日常生活中,类似情况是屡有报道。因此,如无法规、制度的变更,一般不要随意更改会计核算方法,以保持会计业务环境相对稳定,保证电算化系统正常运作。
5.培养复合型人才,提高财务人员的整体素质
综观目前的企业,既懂会计又懂计算机,并有一定英文基础的复合型人才实在太少,这是推行会计电算化的一大障碍。会计人员如果只懂会计,没有电脑知识,就不可能提出很好的会计管理构想去实现电子化;只有既熟悉会计,又具备一定电脑知识的会计专才,才能设计出优良的财务管理方案,让程序设计者去开发适用软件,使电算化发挥最大效能。再者,财务人员如具备一定电脑常识就能最大限度地避免操作错误,降低差错风险,从而保证会计数据安全。为此,企业要做好复合型人才的培训工作,让现职会计人员掌握电脑知识,为实现电算化提供重要条件。
实践证明,企业要顺利实行电算化管理,必须切实做好以上各项基础工作,争取上级领导的大力支持,为落实基础工作提供保证。
二、财务管理系统对软件设计的要求
1.高起点、高规格开发高质量的软件
财务系统对企业很重要,准确程度要求高,不允许有半点差错,因而必须从高起点出发,聘请高水平、合资格、有财务软件开发经验的公司和工程人员负责开发,不能聘请不够资质、不合资格、无实践经验的人员开发。否则,会影响系统的质量、进度,甚至会半途而废。例如,广州某企业,因经费不足聘请了一家技术力量较弱的公司负责开发会计系统,由于设计人员水平较低,加之无实践经验、缺乏财务常识,开发出的系统漏洞百出,最终无法使用,给企业造成了损失;同时,严重影响了该单位的电子化进程。因此,财务系统开发,用户必须聘请技术力量雄厚、具备财务软件设计经验的单位和设计人员负责。
2.做好系统分析工作
软件设计首先要从系统分析着手,目的在于了解财务工作流程,广泛收集必要数据,对相关的各种因素进行详细分析,这是软件设计的基础工作,很重要。对问题的分析是否深入细致、完整透彻,体现了设计人员对将要进行的工作的了解程度,也体现着基础工作准备是否充分,这关系到未来系统的成败,因而要充分重视系统分析工作。系统分析的具体步骤:
(1)成立专家小组,具体包括:委托方、软件设计人员、会计师、系统使用者、信息安全工程师等组成,为全面开展工作做好准备。
(2)落实任务,明确基本事项,确定具体要完成哪些工作。
(3)提出具体要求,包括:明确给出系统的规模;系统应能完成哪些工作;系统工作的步骤和方法:新系统应达到何种质量水平,以及具体的质量控制指标、计划进度等。
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