[关键词] excel;内部结算单据;套打
集团公司内部单位之间的往来结算业务,往往需要填制一些内部结算单据。如果使用手工填写,工作量大,速度慢,难以保证填写的正确性,以及影响到单据的整洁、美观。有条件的企业,可以购买或请设计公司来编制内部套打程序来替代手工填制。本文以“内部付款转账单”为例,介绍如何利用excel实现内部结算单据的套打。
1 设计思路
以工作表为数据库,利用excel自带的vb编辑器,设计窗体并编制相应的程序,实现调用数据库内容到“付款单编制窗体”,并录入支付金额及类别等相关内容,然后将“付款单编制窗体”中的各项目调用到“打印模板窗体”,并打印规定区域,从而实现单据的套打。
2 应用及功能
第一,集中管理供应商付款资料(见图1),防止供应商信息变更,引起付款不成功或付错的情况发生。
在开具“内部付款转账单”时往往不是由专人负责,每个人根据自己所负责的业务,按照资金计划,填制转账单,到集团申请付款。以前业务人员管理各自的供应商付款资料,信息不能共享,如果存在多人涉及一个供应商时,就容易出现供应商变更付款信息后,只通知其中一人,而其他人的付款资料中该供应商资料仍未更正,从而引起付款退回或付错的情况发生。
通过在sheet 1中建立统一的供应商付款资料数据库,统一按照该资料填制“内部付款转账单”和修改整理供应商资料,不但可以有效地避免付款错误的发生,而且还可以自动记录付款情况,便于查询统计与分析。
第二,轻松调用付款资料,填制内部付款转账单,轻松快捷。
点击“图1”中的“开付款单”命令按钮,即可弹出“内部付款转账单”的填制窗口(见图2)。
在“单位名称关键字”中录入所要填制的供应商名称的关键字,点击“查找”命令按钮,程序自动将该供应商的全称调入该项目,然后录入需要付款的金额,选择是否使用承兑汇票以及付款的类别,点击“确定”,即可进入套打模板,所有信息均显示在套打模板中。如果你所录入的单位,程序查不到,会提示“无此供应商”。金额录入只需要录入小写金额,进入套打模板后,会自动列出相应的大写金额数据。如果金额漏填,程序会提示“请录入支付金额”。如需要清空已填入的所有信息,则点击“重置”命令按钮即可。
比如,需要支付abc有限公司5万元材料款,只需要在单位名称关键字栏目中录入“a”,点击“查找”,即可调出该公司全称,然后,在支付金额栏目中录入50 000,在类别中,点击材料,就可以了。填制完成后如图3所示。
第三,按照“内部付款转账单”格式设计套打模板,成功套打。
付款资料填制完成后(如图3所示),点击“确定”按钮,弹出套打模板窗口。点击“查看”按钮,将所需打印的相关数据显示出来(如图4所示),在打印机中放入纸质单据,点击“打印”按钮,打印机会把程序设定需要打印的数据打印出来,成功完成套打。
第四,打印之后,程序会自动在sheet 2表中记录刚才打印的相关信息(如图5所示),便于查询与分析。
可以利用excel的筛选功能,查询某单位在某时间段的付款总额以及特定类别的付款总额等,用以分析现金流量情况,非常方便。
3 设计方法
窗体的设计主要利用了excel的vb编辑器功能。在编辑器中设计窗体的样式和添加所需的控件,然后设计各个控件的相关程序(为了便于介绍,以excel 2003版为编制软件,其他excel版本与此类似,可参照执行)。
第一,打开“工具”下拉菜单,点击“宏”,在右侧弹出菜单中选择“visual basic编辑器”,进入编辑器,在左侧工程菜单中,插入“用户窗体”。本实例需要设计两个窗体:一个是“付款单编制窗体”,另一个是“打印模板窗体”(以下分别简称“窗体1”和“窗体2”)。窗体中的各项内容通过控件工具箱来设计添加。
第二,双击“userform1”,用来设计“窗体1”,按照“图2”添加相关控件元素。在“窗体1”中设计“查找”命令按钮的程序代码。双击“查找”按钮,弹出程序代码设计窗口,编制“在sheet 1中a列查找对应所录入关键字的单位名称”的程序代码,在“确定”按钮编制“记录该单位名称所处的单位格位置”的程序代码。
第三,双击“userform 2”,用来设计窗体2。在“窗体2”中按照内部付款转账单的样式,设计所有的控件并排列好位置(见图4),在“查看”按钮中编制“将‘窗体1’中找到的单位名称、开户行及账号等付款信息调用到‘窗体2’对应的文本框当中”的程序代码,并内嵌调用将“‘窗体1’中录入的小写金额转换成大写金额”的程序代码,并将转换后的金额写入到窗体2的大写金额文本框中。然后在“打印”按钮中编制“打印和将打印的内容写入到sheet 2中”(见图5)的程序代码。
第五,由于该程序的执行利用了excel的宏命令功能,而在默认状态下,未被确认为安全的宏命令是被禁止执行的,所以需要在“工具”下拉菜单中点击“宏”,在右侧弹出菜单中选择“安全性”,在弹出窗口中,将其安全等级调到“中”,即在打开该程序时,系统会提示是否要“启用宏”,点击“启用宏”就可以开始使用了。
第六,测试运行,当我们在打印后,发现套打的位置不是很准确时,可以再次打开vb编辑器,调整“窗体2”中要打印文本框的位置,反复测试,使各项内容能准确打印到单据当中。
4拓展使用
通过该实例设计使用,我们可以按照此方法顺利实现“内部结算单”、“内部借款单”等许多单据的套打,而且所有填制的单据在电子表格中均有记录,较好地实现了备份和查找功能,从而有效提升工作效率和质量。同时,通过这样的学习和设计,能使财会人员不断熟练掌握更多、更深入的计算机知识,对于今后会计信息化的顺利开展是非常有利的,对于财会人员知识结构的丰富、工作能力的提升也是大有好处的。
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